Scannen vs. Digitalisierung: Was funktioniert besser?

Einführung

Die Verwaltung von Papierdokumenten erfordert Zeit, Platz und Geld. Immer mehr Unternehmen entfernen sich heutzutage von traditionellen Papier-Arbeitsabläufen und suchen nach Lösungen, die den Informationszugang verbessern, die Datensicherheit erhöhen und Bürofläche freimachen. Scannen und Digitalisierung sind gängige Methoden des Dokumentenmanagements, aber sie sind nicht dasselbe. Ihre Unterschiede zu verstehen, ist der Schlüssel zur Entwicklung einer effektiven Digitalisierungsstrategie.

1. Was ist Dokumentenscannen?

Dokumentenscannen, auch als Dokumentenabbildung (Document Imaging) bezeichnet, ist der Prozess, bei dem Papierdokumente in digitale Bilder umgewandelt werden. Ein Scanner erfasst das visuelle Erscheinungsbild eines Dokuments und speichert es in Formaten wie JPEG, PNG oder PDF, sodass es leicht angezeigt und gespeichert werden kann.

Allerdings ist eine gescannte Datei lediglich ein Bild. Sie zeigt, wie das Dokument aussieht, enthält jedoch keine lesbaren oder bearbeitbaren Textdaten. Mit anderen Worten: Gescannten Dateien sind standardmäßig nicht durchsuchbar. Wenn Sie in einem gescannten PDF die Tastenkombination Strg + F drücken, werden Sie keine Treffer finden. Um Informationen zu finden, müssen Sie jede Datei manuell öffnen und durchsuchen.

Aus diesem Grund eignet sich das Scannen vor allem für die Erstellung digitaler Kopien von Unterlagen, die nicht häufig benötigt werden, wie etwa unterschriebene Verträge, historische Archive oder reine Referenzdokumente.

2. Was ist Digitalisierung?

Digitalisierung ist der Prozess, bei dem gescannte Bilder in erkennbare, durchsuchbare und nutzbare Daten umgewandelt werden. Es ist mehr als nur eine Erweiterung des Scannens – es ist der entscheidende Schritt, der Dokumente zum Leben erweckt.

Mittels OCR-Technologie (Optische Zeichenerkennung) liest das System den Text innerhalb der Bilder und wandelt ihn in durchsuchbare und bearbeitbare Inhalte um. Dadurch können Dokumente von Software erkannt und verarbeitet werden.

Für Organisationen, die große Mengen an Dateien verwalten, umfasst die Digitalisierung auch Datenabbildung und Metadaten-Management. Das System extrahiert wichtige Details aus jedem Dokument – wie Kundennamen, IDs und Daten – und kategorisiert, kennzeichnet oder benennt sie automatisch. Dies ermöglicht eine einfache Suche nach Dateien anhand von Stichwörtern oder Referenznummern.

Digitalisierte Dokumente können außerdem in ein Dokumenten-Management-System (DMS) integriert werden, um eine automatisierte Archivierung, Indexierung und intelligente Wiederauffindung zu ermöglichen. Ohne Papierstapel durchsuchen oder sich auf das Gedächtnis verlassen zu müssen, kann jeder berechtigte Nutzer sofort auf die benötigten Informationen zugreifen.

3. Scannen vs. Digitalisierung: Was ist der Unterschied?

Eine gescannte Rechnung ist nichts, womit man wirklich arbeiten kann – es sei denn, man möchte mühsam mit dem Mauszeiger Anmerkungen hinzufügen.

Eine digitalisierte Rechnung hingegen kann Beträge automatisch addieren, Fehler überprüfen und direkt in Ihr System übernommen werden – vorausgesetzt, Sie verfügen über die richtigen Tools.

Hier eine kurze Übersicht:

4. Wann sollte man Scannen verwenden?

Scannen ist immer dann sinnvoll, wenn Sie einfach eine Kopie benötigen, die Sie auf dem Bildschirm ansehen können – zum Beispiel etwas, das Sie bei Bedarf kurz nachschlagen möchten.

Scannen eignet sich besonders für:

• Einfache Backups: Schnelle Kopien schützen wichtige Dokumente vor Verlust oder Beschädigung.

• Bessere Organisation: Verträge, Rechnungen und andere Unterlagen lassen sich übersichtlich an einem Ort sammeln.

• Effizientere Verwaltung: Schulen oder Büros können Schüler- oder Mitarbeiterformulare scannen, um Ordnung zu halten.

• Einfaches Teilen: Wenn jemand schnell eine Kopie braucht, ist eine gescannte Datei sofort versandbereit.

• Unterlagen für zu Hause: Quittungen, Briefe oder Handbücher lassen sich speichern, ohne Schubladen zu füllen.

Schon ein einzelnes gescanntes Dokument kann den Alltag erleichtern. Sie können es schnell aufrufen, ohne Drucken weitergeben und müssen sich keine Sorgen machen, das Original zu verlegen. Scannen ist einfach, zuverlässig und sorgt dafür, dass alles übersichtlich bleibt.

5. Wann die Digitalisierung die klügere Wahl ist

Die beste Strategie für jedes Projekt – ob im beruflichen Umfeld oder privat – besteht darin, alle verfügbaren Ressourcen möglichst zeitsparend zu nutzen. Digitalisierung ermöglicht es, Inhalte aus Dokumenten gezielt zu erschließen und gleichzeitig alles übersichtlich zu organisieren.

Zu den wichtigsten Anwendungsfällen gehören:

• Rechnungen und Belege: Zahlen müssen nicht mehr manuell eingegeben werden, da das System Daten wie Datum, Gesamtbetrag und Kontonummer automatisch erkennt.

• Schüler- oder Kundendaten: Benötigen Sie einen Datensatz, finden Sie ihn in Sekunden – ganz ohne Aktenordner oder E-Mail-Suche.

• Forschungsnotizen oder Berichte: Umfangreiche Unterlagen werden durchsuchbar, sodass keine Information verloren geht.

• Dokumente für den privaten Gebrauch: Quittungen, Briefe, Steuerunterlagen oder Handbücher lassen sich jederzeit schnell aufrufen.

6. Scannen und Digitalisierung: Trends und Vorteile für Ihr Unternehmen

Heutzutage setzen Unternehmen mehr denn je auf Scannen und Digitalisierung, um Arbeitsabläufe reibungslos zu gestalten und Informationen schnell verfügbar zu machen.

Aktuelle Entwicklungen sind unter anderem:

• Cloud-Speicherung: Dateien werden online abgelegt, sodass Teammitglieder jederzeit darauf zugreifen können.

• KI und Automatisierung: Programme lesen Formulare aus, erfassen wichtige Daten und sortieren diese automatisch.

• Systemintegration: Digitalisierte Dokumente lassen sich direkt in Buchhaltungs-, Projektmanagement- und CRM-Systeme einbinden.

• Mobiles Scannen: Teams können Dokumente direkt über Smartphones oder Tablets scannen und abrufen.

• Höhere Sicherheit: Backups, Zugriffskontrollen und Protokolle helfen, sensible Informationen zu schützen.

All das erleichtert den Arbeitsalltag deutlich. Kurzfristig finden Mitarbeitende benötigte Unterlagen schneller und machen weniger Fehler. Langfristig lassen sich Speicher- und Verwaltungskosten senken, Arbeitsprozesse stabil halten und weiteres Wachstum unterstützen. Digitalisierung sorgt dafür, dass Dokumente tatsächlich nutzbar sind – statt einfach nur abgelegt zu werden.

7. Wählen Sie den richtigen Ansatz für Ihr Unternehmen

Einige Dateien müssen lediglich gescannt und archiviert werden, während andere vollständig digitalisiert werden sollten, um ihren tatsächlichen Nutzen zu entfalten. Die richtige Wahl hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen mit Dokumenten arbeitet.

Wenn Unterlagen hauptsächlich zur Aufbewahrung oder zur Einhaltung von Vorschriften dienen und nur selten benötigt werden, reicht das Scannen aus – es erstellt schnell klare digitale Kopien, die sich einfach speichern und weitergeben lassen.
Benötigen Sie hingegen eine schnelle Suche, eine strukturierte Organisation oder den abteilungsübergreifenden Zugriff, ist die Digitalisierung die sinnvollere Lösung, insbesondere bei großen Dokumentenmengen oder komplexen Arbeitsabläufen.

Diese beiden Methoden schließen sich nicht gegenseitig aus. Viele Unternehmen setzen auf eine hybride Strategie: Ein Teil der Dokumente wird gescannt, während wichtige Unterlagen vollständig digitalisiert werden, um Effizienz und Kosten in Einklang zu bringen.

In solchen Fällen ist ein intelligenter Dokumentenscanner von CZUR eine ideale Lösung. Er bietet nicht nur eine hochwertige Scanqualität, sondern verfügt auch über OCR-Technologie (Optical Character Recognition), sodass Dokumente sicher archiviert und gleichzeitig leicht durchsuchbar sind.