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Jedes Papierformat verrät Ihnen bereits vor dem Scannen etwas darüber, wie der Vorgang ablaufen wird. A4 ist einfach und schnell, während Formate wie A2 oder A1 Scanner an ihre Grenzen bringen können. Die Wahl des Geräts, der Auflösung sowie die Art der Speicherung oder des Zusammenfügens von Seiten variieren je nach Größe. Büros, Klassenzimmer, Designer und Architekten bemerken diese Unterschiede täglich. Wenn man versteht, wie sich die einzelnen Formate verhalten, bleibt das Scannen konsistent und problemlos.
Dokumente sind heute weit mehr als nur Informationen – sie beeinflussen Entscheidungen, gewährleisten Compliance und dokumentieren die Unternehmensgeschichte. Wenn ein Unternehmen jedoch wächst, türmen sich die Akten schnell, und deren Aufbewahrung und Verwaltung kann unübersichtlich, zeitaufwändig und fehleranfällig werden.
Genau deshalb ist die Dokumentenarchivierung so wichtig. Sie hilft dabei, Papierstapel und verstreute digitale Dateien zu ordnen, alles sicher, systematisch und einfach auffindbar zu halten. Ob Verträge, Finanzunterlagen, Personalakten oder Projektdateien – durch die Archivierung werden sie besser geschützt, leichter durchsuchbar und konform zu Vorschriften.
Ob Sie Lagerkosten senken, gesetzliche Anforderungen erfüllen oder einfach den täglichen Arbeitsablauf reibungsloser gestalten möchten: Eine durchdachte Archivierungsstrategie wird für jedes Unternehmen immer unverzichtbarer.
In der heutigen digitalen Arbeitswelt beanspruchen Papierdokumente immer noch wertvollen Platz und bremsen Prozesse aus. Ob Verträge, Rechnungen, Bücher oder Forschungsunterlagen – die Verwaltung physischer Akten ist oft zeitaufwändig und fehleranfällig. Nehmen wir zum Beispiel einen Archivmitarbeiter: Viele verbringen täglich Stunden mit dem Scannen, Organisieren und Ablegen von PDFs, ein mühsamer Prozess, bei dem leicht Fehler unterlaufen können.
Durch den Einsatz eines Scanners mit Texterkennung (OCR) können Sie Papierdokumente schnell in bearbeitbare und durchsuchbare digitale Dateien verwandeln, was die Dokumentenverwaltung deutlich schneller und effizienter macht.
In diesem Artikel erklären wir, was OCR-Technologie ist, warum sie im modernen Büro wichtig ist und wie CZUR-Scanner Ihnen helfen, Papierdokumente mühelos in vollständig durchsuchbare digitale Archive zu konvertieren.
Rechnungen treffen einen, wenn man es am wenigsten erwartet. Man öffnet den Stapel, sieht überall Zahlen und fängt an zu tippen. Zeile für Zeile, Summe für Summe – es zieht einen nur runter. OCR ist Ihre Lösung dafür. Es liest die Rechnung für Sie und extrahiert die wichtigen Informationen.
Und dann, plötzlich, kommt der Prozess in Schwung. Sie können andere Arbeiten erledigen, anstatt sich mit einer Datenflut herumzuschlagen. Sie verschwenden kein schwer verdientes Geld mehr für zusätzliche Mitarbeiter, die stumpfe Routinearbeiten erledigen.
Möchten Sie mehr über die Details erfahren? Lesen Sie weiter, wir erklären es Ihnen.
Nicht jede PDF-Datei ist sofort einsatzbereit. Man kann den Text zwar sehen, aber nicht bearbeiten, kopieren oder durchsuchen. OCR ist die All-in-One-Lösung dafür – sie kann solche PDFs in interaktiven Text umwandeln. Wir erklären die Schritte, die Tools und geben Tipps zum Scannen von PDFs und zur Anwendung von OCR.