Warum Unternehmen zu einem hybriden Records Management übergehen
Einleitung
Auch heute noch ist Papier Teil der Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird. Nicht alles beginnt oder bleibt digital, sodass Teams am Ende mit beiden Formaten zu tun haben, ohne sich wirklich dafür entschieden zu haben.
Diese Mischung verlangsamt die Dinge. Papier lässt sich nicht so leicht bewegen, erfordert mehr Aufwand bei der Verwaltung und unterbricht den Fluss der digitalen Arbeit.
Die Dateien sind nicht immer dort, wo man sie erwartet, und der Zugriff dauert viel länger, mit häufigen Verzögerungen.
Hinzu kommt der Aufwand für die Aufrechterhaltung. Physische Lagerung, Handhabung und grundlegende Kontrolle beanspruchen Ressourcen. Fügt man noch Vorschriften und Aufzeichnungspflichten hinzu, wird es schwieriger, Konsistenz zu wahren. Also statt einen vollständigen Wechsel zu erzwingen, umgehen Unternehmen das Problem.
Hybrides Records Management ist eine dieser Umgehungslösungen – und die beste dazu. Es hält Papier- und digitale Aufzeichnungen auf eine Weise zusammen, die der tatsächlichen Arbeitsweise entspricht, und es wird schnell zur Norm.
Abbildung 1 – Hybrides Records Management
1. Was ist hybrides Records Management?
Hybrides Records Management ist einfach eine Möglichkeit, mit der Tatsache umzugehen, dass sowohl Papier- als auch digitale Dateien noch existieren.
Die meisten Orte sind weder vollständig digital noch vollständig auf Papier. Statt das eine oder andere zu erzwingen, werden beide innerhalb desselben Systems verwaltet.
Die Idee dahinter ist, dass Dateien leicht zu finden und zu nutzen sein sollten, egal wo sie ihren Ursprung haben.
In der Regel funktioniert es so:
Scan on Demand: Papierdateien bleiben im Archiv, bis jemand sie braucht. Dann werden sie gescannt und als digitale Kopie versendet. Es ist nicht nötig, alles auf einmal zu scannen.
Digital at Point of Access: Dateien werden gescannt, sobald sie eingehen, wie Post, Formulare oder Verträge. Das Papier mag noch aufbewahrt werden, aber die Menschen nutzen überwiegend die digitale Version.
Selektive Digitalisierung: Dateien, die häufig verwendet werden, werden zuerst gescannt. Andere bleiben auf Papier, bis sie benötigt werden.
Das Wichtige dabei ist, dass sowohl Papier- als auch digitale Dateien derselben Struktur folgen:
Dieselben Ordner oder Kategorien
Eine einzige Suchmöglichkeit
Dieselben Zugriffsregeln
Nachverfolgung, wann Dateien verwendet oder verschoben werden
Das macht die Verwaltung einfacher. Statt zwischen Schränken und Ordnern zu wechseln, passt alles in ein einziges System.
Man sieht das in vielen Arbeitsumgebungen. Finanzteams erhalten immer noch Papierdokumente. Krankenhäuser haben alte Akten, die nie digitalisiert wurden. Schulen haben jahrelange Papieraufzeichnungen neben neueren digitalen. Immobiliendateien beginnen oft auf Papier, müssen aber online geteilt werden.
Sowohl Papier als auch Digitales werden aufbewahrt, aber sie werden auf dieselbe Weise gehandhabt.
2. Warum brauchen Unternehmen hybrides Records Management?
Der Bedarf zeigt sich im alltäglichen Arbeiten. Dateien sind schwer zu finden, Dokumente werden mehr als einmal gescannt, oder nur eine Person weiß, wo sich die Dinge befinden. Das bremst alle aus.
Ein großer Teil des Problems ist die Zeit, die mit der Suche nach Dateien verbracht wird. Wenn sich einige Aufzeichnungen in Schränken befinden und andere digital vorliegen, verbringen die Menschen zusätzliche Zeit damit, beides zu prüfen. Eine gescannte Kopie mag existieren, aber niemand kann sie finden. Die Papierversion mag im Archiv sein, aber es dauert, sie zu beschaffen.
Diese zusätzliche Zeit wirkt sich auf alle aus. Zum Beispiel:
Mitarbeiter verbringen Zeit damit, Dateien erneut anzusehen oder zu scannen
Führungskräfte müssen warten, bevor sie Entscheidungen treffen können
Anfragen von außen dauern länger
Eine hybride Einrichtung behebt dies, indem sie einen klaren Weg zum Zugriff auf Dateien bietet.
Hinzu kommen die Kosten im Umgang mit Papier. Drucken, Kopieren, Abheften, Transportieren und Lagern kosten Zeit und Geld. Wenn Dateien sowohl in Papier- als auch in digitaler Form existieren, ohne miteinander verknüpft zu sein, werden Arbeiten wiederholt. Mehr Kopien, mehr Scans, mehr Lagerung.
Auch die Sicherheit kann ein Problem sein. Papierdateien lassen sich leicht aus den Augen verlieren. Man weiß nicht immer, wer sie genommen hat oder wann. Digitale Systeme helfen, aber nur, wenn tatsächlich alles darin enthalten ist.
Ein hybrides System hilft, indem es:
Zugriffsregeln sowohl auf Papier- als auch auf digitale Dateien anwendet
Nachverfolgt, wann Dateien verwendet oder geändert werden
Papierkopien aufbewahrt, wenn sie benötigt werden
Dies verringert das Risiko, wichtige Dateien zu verlieren. Auch die Arbeit läuft reibungsloser. Weniger wiederholte Schritte bedeuten weniger Fehler. Die Menschen müssen sich nicht auf ihr Gedächtnis verlassen, um zu finden, was sie brauchen.
Im Finanz- oder Gesundheitswesen erleichtert es Audits. In Schulen oder im Immobilienbereich hilft es, Dateien ohne Verzögerungen dorthin zu bringen, wo sie hingehören.
Es reduziert in der Regel auch den Papierverbrauch, weil weniger Kopien und erneute Scans erforderlich sind.
Der Punkt ist nicht, sofort vollständig digital zu werden. Es geht darum, sowohl Papier- als auch digitale Dateien jetzt leichter handhabbar zu machen.
3. Die Beziehung zwischen dem papierlosen Büro und hybridem Records Management
Abbildung 2 – Papierloses Büro und hybrides Records Management
Ein papierloses Büro bedeutet, weniger Papier zu verwenden und Arbeit schneller zu erledigen.
Das Ziel ist, dass alles digital und leicht zugänglich ist, ohne Papier zu benötigen. Die meisten Büros sind noch nicht vollständig dort angekommen.
Hybrides Records Management wirkt dazwischen. Es bewahrt sowohl Papier- als auch digitale Dateien in einem System auf, sodass die Arbeit weitergehen kann, auch wenn noch etwas Papier vorhanden ist. Es ist nicht vollständig papierlos, aber es funktioniert mit dem, was realistisch ist.
Vergleichen wir die beiden kurz:
| Merkmal | Vollständig papierlos | Hybrides Modell |
|---|---|---|
| Papierverbrauch | Fast keiner, nur wenn gesetzlich vorgeschrieben | Etwas Papier wird aufbewahrt, nachverfolgt und mit digitalen Dateien verknüpft |
| Zugriff | Alles digital, online verfügbar | Sowohl Papier als auch Digitales kann über dasselbe System abgerufen werden |
| Lagerung | Vollständig online oder digitale Speicherung | Papier und Digitales folgen denselben Lagerungsregeln |
| Suche & Abruf | Nur digitale Suche | Beide Formate sind nach denselben Regeln durchsuchbar |
| Umsetzung | Schwer schnell zu erreichen, langfristiges Ziel | Einfacher jetzt zu beginnen, funktioniert mit dem aktuellen Papier-Workflow |
| Praktikabilität | Ideal, aber nicht immer möglich | Realistisch und flexibel |
Der Hauptunterschied ist, dass vollständig papierlos schwerer umzusetzen ist. Hybrid ermöglicht es den Menschen, digitale Dateien zu nutzen und trotzdem Papier aufzubewahren, wenn es benötigt wird. Dadurch kann die Arbeit weitergehen, ohne alles auf einmal zu ändern.
4. Wie man ein effizientes hybrides Records-Management-System aufbaut
Ein hybrides System bewahrt Papier- und digitale Dateien an einem Ort auf, damit sie einfach zu nutzen sind. Es funktioniert am besten, wenn die Schritte klar sind und die Werkzeuge gut eingerichtet sind. Um ein effizientes HRMS aufzubauen, müssen Sie sich auf zwei Dinge konzentrieren:
Ordentlicher Workflow
Dateien sollten in klare Gruppen sortiert werden, damit jeder sie finden kann.
Papierdateien sollten gescannt werden, um eine digitale Kopie zur Nutzung bereitzuhalten.
Wählen Sie Cloud- oder lokale Speicherung und halten Sie die Dateien in einer klaren Reihenfolge.
Geben Sie Dateien einfache Namen und Tags, damit sie schnell gefunden werden können.
Verschieben Sie alte Dateien in ein Archiv und erstellen Sie Backups, damit nichts verloren geht.
Die richtigen Werkzeuge
Ein Scanner mit OCR, um Papier in durchsuchbare digitale Dateien umzuwandeln.
Ein Dokumentenmanagementsystem, um besagte Dateien zusammenzuhalten und anzuzeigen, wer Änderungen vorgenommen hat.
Cloud-Speicher, damit Menschen von überall auf Dateien zugreifen können und alle zusätzlichen Kopien sicher bleiben.
Ein intelligenter Scanner – so etwas wie der CZUR – könnte dafür geeignet sein, da er mit Kurvenglättungstechnologie, ausgefeilter Software sowie allgemein guten Scanner-Spezifikationen ausgestattet ist.
Abbildung 3 – Intelligenter Scanner
Fazit
Die meisten Teams verlassen sich sowohl auf Papier- als auch auf digitale Aufzeichnungen, und es wird erwartet, dass diese Realität bestehen bleibt, da hybrides Management beides abdeckt.
Es passt dazu, wie Arbeit tatsächlich abläuft. Papier- und digitale Dateien bleiben gemeinsam in Verwendung, ohne einen vollständigen Wechsel in eine Richtung zu erzwingen. Das macht es einfacher, die Dinge ohne ständige Reibung in Bewegung zu halten.