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Stellen Sie sich vor, Sie müssten täglich einen ständigen Strom von Formularen, Belegen, E-Mails, Verträgen und anderen geschäftlichen Dokumenten manuell bearbeiten. Das ist zeitaufwändig, fehleranfällig und schwer skalierbar. Dennoch verlassen sich viele Organisationen immer noch auf manuelle Prozesse, um kritische Informationen zu verarbeiten. Da Unternehmen ihre Abläufe zunehmend digitalisieren, hat sich die Dokumentenerfassung zu einem unverzichtbaren Werkzeug zur Steigerung der Effizienz entwickelt. Indem Papierdokumente und unstrukturierte Dateien in durchsuchbare, strukturierte digitale Daten umgewandelt werden, trägt die Dokumentenerfassung dazu bei, Arbeitsabläufe zu optimieren, manuelle Dateneingaben zu reduzieren und den Zugriff, die Organisation und die Verwaltung von Informationen zu erleichtern.
Inzwischen ist allgemein bekannt, dass die 10.000 Blatt Papier, die jeder Mitarbeiter pro Jahr verbraucht, zu einem erheblichen Aufwand an manueller Dateneingabe führen.
Doch was bedeutet „papierlos“ konkret für Ihr Endergebnis? Es bedeutet, dass Ihre Dokumente mit Ihrer anderen Software verbunden sind. Anstatt Daten von einem ausgedruckten Formular manuell in Buchhaltungs- oder HR-Tools einzutippen, werden die Daten automatisch zwischen den Systemen übertragen.
Das schafft ein reibungsloseres System, das Ihnen einen Großteil der Routinearbeit abnimmt.
Im Folgenden betrachten wir die 6 wichtigsten Vorteile eines digital-first Büros, die Herausforderungen bei der Umstellung sowie die Schritte, um Papier ein für alle Mal abzuschaffen.
Papier im Legal-Format ist gerade lang genug, um bei handelsüblichen Scannern für Kopfschmerzen zu sorgen. Wenn du schon einmal erlebt hast, dass eine Unterschrift abgeschnitten wurde oder ein Dokument wegen seiner Länge von 14 statt 11 Zoll im Scanner stecken geblieben ist, dann ist dieser Leitfaden genau für dich gemacht. Wir zeigen dir, wie du diese überformatigen Seiten richtig scannst und welche Geräte tatsächlich für das gesamte Blatt geeignet sind.
Es gibt einen großen Unterschied zwischen einem „Foto eines Ausweises“ und einem „digitalen Ausweisscan“.
Das eine ist eine unscharfe JPEG-Datei, bei der im Bildrand noch Ihr Daumen zu sehen ist; das andere ist ein zugeschnittenes, perspektivisch korrigiertes Dokument, das tatsächlich die Sicherheitsprüfungen besteht.
Sie brauchen keinen Abschluss in Fotografie, um das hinzubekommen – nur die richtige App oder das richtige Tool und etwa dreißig Sekunden.
Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Handy (oder Ihren Tischscanner) in eine professionelle Dokumentenstation verwandeln.
Meistens bearbeiten Sie ein gescanntes Dokument nicht an einem einzigen Ort. Sie werden je nach Bedarf verschiedene Werkzeuge wie PDF-Editoren, Photoshop, Word, Google Docs oder OCR-Tools verwenden. Manchmal ist die Bearbeitung auch Teil des Scanvorgangs selbst, wenn Sie einen intelligenten Scanner verwenden.
Das liegt daran, dass gescannte Seiten zunächst als Bilder vorliegen und nicht als Text. Sie können nicht einfach anklicken und die Wörter ändern. Bei der Konvertierung verschiebt sich oft einiges. Tabellen verrutschen, Zeilenumbrüche gehen verloren, und der Text kann fehlerhaft sein, wenn der Scan nicht klar genug ist.
Manche Scanner übernehmen heute einen Teil dieser Arbeit bereits während des Scannens. Geräte wie der CZUR ET Max können Scans sofort in bearbeitbare Dateien umwandeln, sodass später weniger Nachbearbeitung nötig ist. In den folgenden Abschnitten wird gezeigt, wie das normalerweise funktioniert.