Dokumentenautomatisierung: Warum sie für Unternehmen wichtig ist.

Einleitung

Die meisten Geschäftsdokumente folgen Mustern, die sich immer wiederholen. Der Aufbau bleibt vertraut, während sich die darin enthaltenen Details von Fall zu Fall ändern.

Dies macht es möglich, sich davon zu verabschieden, jedes Dokument manuell zu erstellen. Stattdessen arbeitet das System mit einer Basisvorlage und füllt diese zum jeweiligen Bedarf mit den richtigen Informationen.

Sobald Dokumente auf diese Weise erstellt werden, bleiben sie nicht als isolierte Dateien stehen. Sie können einen definierten Ablauf durchlaufen, in dem sie in einer konsistenten Reihenfolge geprüft, genehmigt und abgeschlossen werden.

1. Was ist Dokumentenautomatisierung?

Dokumentenautomatisierung bedeutet, dass mithilfe von Vorlagen und Daten Dokumente erstellt werden, ohne jedes einzelne manuell verfassen zu müssen.

Eine Vorlage wird vielfach wiederverwendet, wobei sich nur die Details ändern. Dies funktioniert hervorragend für Verträge, Rechnungen und Berichte, die dem gleichen Aufbau folgen. Sie hilft auch dabei, den weiteren Weg des Dokuments nach seiner Erstellung zu steuern.

Abbildung 1 – Dokumentenautomatisierung

2. Was ist eine Dokumentenautomatisierungssoftware?

Eine Dokumentenautomatisierungssoftware ist ein Werkzeug, das mithilfe von Vorlagen und vorhandenen Daten Dokumente automatisch erstellt, verarbeitet und verwaltet. Sie kann Informationen aus Datenbanken oder Geschäftssystemen abrufen und in vordefinierte Vorlagen einfügen, um schnell standardisierte Dokumente wie Verträge, Rechnungen und Berichte zu erstellen. Dadurch werden manuelle Arbeiten reduziert und menschliche Fehler minimiert.

Über die Dokumentenerstellung hinaus kann sie auch Genehmigungsworkflows, Versionskontrolle, Zugriffsberechtigungen und die Dateiablage verwalten. Dies hilft Unternehmen, die Effizienz zu steigern, die Konsistenz zu wahren und den papierlosen Betrieb zu unterstützen.

Wichtigste Funktionen einer Dokumentenautomatisierungssoftware

• Vorlagenbasierte Dokumentenerstellung

• Automatische Datenextraktion und -befüllung

• OCR-Unterstützung (optische Zeichenerkennung)

• Automatisierung von Workflows und Genehmigungsprozessen

• Dokumentsuche und Versionsverwaltung

• Unterstützung für Cloud-Speicher und Zusammenarbeit

• Unterstützung für das papierlose Büro

• KI-gestützte intelligente Verarbeitungsfunktionen

3. Wie die Dokumentenautomatisierung funktioniert

Die Dokumentenautomatisierung folgt einem einfachen Ablauf von der Eingabe bis zum fertigen Ergebnis.

1. Daten werden erfasst: Informationen gelangen über Formulare, Datenbanken, Schnittstellen oder gescannte Dateien in das System. Einige sind bereits strukturiert, während gescannte Dokumente möglicherweise eine OCR-Verarbeitung benötigen, um sie lesbar zu machen.

2. Es wird geprüft: Das System sucht nach fehlenden Feldern, falschen Formaten und widersprüchlichen Werten, bevor die Daten weiterverwendet werden.

3. Eine Vorlage wird ausgewählt: Jeder Dokumententyp verwendet eine bestimmte Vorlage, die die Struktur und die Position der Daten festlegt.

4. Das Dokument wird erstellt: Die Daten werden in die Vorlage eingefügt. Bestimmte Abschnitte können je nach festgelegten Regeln ein- oder ausgeblendet werden.

5. Es durchläuft die Schritte: Das Dokument wird je nach Typ zur Prüfung, Genehmigung oder Signatur weitergeleitet.

6. Es wird abgeschlossen und gespeichert: Nach der Genehmigung wird das Dokument gespeichert, geteilt oder zum Signieren versendet, wobei im Hintergrund ein vollständiger Änderungsverlauf protokolliert wird.

4. Wie man einen Dokumentenautomatisierungsworkflow aufbaut

Machen Sie sich zunächst ein Bild von Ihren Dokumenten. Erfassen Sie die Arten, die Sie verarbeiten (Rechnungen, Verträge, Formulare).

Notieren Sie die wichtigsten Felder (Namen, Daten, Gesamtbeträge, Klauseln). Verfolgen Sie, woher jedes Dokument kommt und wohin es als Nächstes geht.

Legen Sie frühzeitig Steuerungsmechanismen wie die folgenden fest:

• Regeln für die Dateibenennung

• Zugriffskontrolle (wer darf einsehen oder bearbeiten)

• Aufbewahrungsfristen

• Prüfprotokollierung (Audit-Logging)

So vermeiden Sie später Lücken, insbesondere bei Prüfungen oder Streitfällen.

Ein grundlegender Workflow sieht wie folgt aus:

Erfassen > Extrahieren > Prüfen > Zusammenstellen > Genehmigen > Speichern/Teilen

Jeder Schritt wird protokolliert, sodass ein lückenloser Nachweis vorhanden ist. Das System erfasst Zugriffe, Änderungen und jeden Fortschrittsstatus in Echtzeit.

Abbildung 2 – Dokumentenautomatisierungsworkflow

4.1. Einen Scanner zur Digitalisierung physischer Dokumente wählen

Die Qualität sollte bereits bei der Erfassung kontrolliert werden, da OCR und Validierung später darauf angewiesen sind.

Verschiedene Scan-Lösungen eignen sich für unterschiedliche Anforderungen – Flachbettscanner für empfindliche Seiten, ADF (Dokumenteneinzug) für größere Mengen, Overhead-Scanner für Bücher oder gebundene Materialien und tragbare Scanner für Dokumente, die außerhalb des Büros erfasst werden.

Für einen Dokumentenscanner ist die CZUR ET-Serie ideal für die Digitalisierung von Dokumenten.

Am wichtigsten ist es, saubere und konsistente Dateien zu erhalten, die keine Nachbearbeitung erfordern und reibungslos durch die Verarbeitung laufen können. Für die Compliance muss die Ausgabe lesbar und vollständig bleiben, wobei Sicherheitsmaßnahmen wie Hashing eingesetzt werden, um Änderungen zu erkennen.

4.2. Automatisierungssoftware für Datenextraktion und Dokumentenbearbeitung auswählen

Das System nimmt gescannte Dateien und wandelt sie in strukturierte Informationen um, die einen klaren Ablauf durchlaufen können. Nach dem Scan wird das Dokument gelesen und durch den folgenden Prozess in nutzbare Bestandteile sortiert:

• OCR erfasst Details wie Namen, Daten, Beträge und Klauseln

• Das System prüft diese Angaben und markiert alles, was nicht passt

• Vorlagen halten Dokumente in einer festen Form mit Feldern, die bei Bedarf geändert werden können

• Regeln leiten Dokumente an den richtigen nächsten Schritt zur Prüfung oder Genehmigung weiter

• Daten werden ohne erneute Eingabe in andere Systeme wie CRM oder ERP übernommen

• Änderungen werden nachverfolgt, sodass Sie sehen können, was und wann bearbeitet wurde

Von dort aus wird der Zugriff eingeschränkt, und jede Aktion wird protokolliert. Die Signaturen folgen je nach Standort den gesetzlichen Vorgaben, während die Verschlüsselung alles schützt.

Abbildung 3 – Scannerauswahl

4.3. Mitarbeiter schulen

Um die Konsistenz zu gewährleisten, müssen die Anwender Dokumente jedes Mal auf die gleiche Weise bearbeiten. Sie müssen in der Lage sein, die folgenden grundlegenden Schritte durchzuführen:

• Scans oder Uploads korrekt durchführen

• Extrahierte Informationen mit dem Originaldokument abgleichen

• Fehler korrigieren, ohne die Struktur zu beeinträchtigen

• Dokumente Schritt für Schritt durch den Genehmigungsprozess leiten

• Sich an die vorgegebenen Vorlagen halten

Verschiedene Mitarbeiter sollten an unterschiedlichen Teilen des Prozesses arbeiten – einer erstellt, ein anderer prüft und ein weiterer genehmigt.

Wenn dies richtig umgesetzt wird, lässt sich leichter nachvollziehen, wer welche Tätigkeit durchgeführt hat.

Einiges davon kann vom System erzwungen werden. Sobald etwas genehmigt oder signiert ist, sollte es gesperrt werden. Nur die richtigen Personen sollten Zugang zu sensiblen Daten haben.

5. Dokumentenautomatisierungslösungen bieten Vorteile für Unternehmen

Die Dokumentenautomatisierung hilft Unternehmen, Dokumente mit weniger manueller Arbeit und weniger Schritten zu verarbeiten.

Anstatt Dateien von Grund auf neu zu erstellen, werden Dokumente aus vorhandenen Daten generiert und durch einen definierten Ablauf bewegt. Die Arbeit besteht weniger aus Kopieren und Formatieren, sondern mehr aus Prüfen und Vorantreiben.

Die wichtigsten Vorteile sind:

• Reduzierung der manuellen Dokumentenerstellung durch Übernahme von Daten aus Systemen wie CRM oder ERP in Verträge, Angebote, Berichte und Vorschläge

• Einheitliche Formate durch Verwendung von Vorlagen, die Struktur und Formulierungen für alle Dokumente festlegen

• Zugriffskontrolle durch Benutzerrollen, sodass nur die richtigen Personen vertrauliche Dateien einsehen oder bearbeiten können, während Protokolle Aktivitäten automatisch erfassen

• Beschleunigte Genehmigungen, indem Dokumente direkt an die richtigen Teams weitergeleitet werden, ohne Dateien manuell hin- und herzuschicken

• Weniger Fehler durch Prüfung der Daten, bevor Dokumente abgeschlossen werden

• Kürzere Bearbeitungszeiten, indem Erstellung, Prüfung und Signatur in einem zusammenhängenden Ablauf gebündelt werden

Insgesamt ersetzt die Dokumentenautomatisierung verstreute manuelle Arbeit durch einen klareren und vorhersagbareren Prozess.

6. Worauf sollte man bei einem Dokumentenautomatisierungstool achten?

Bei der Auswahl eines Dokumentenautomatisierungstools ist es wichtig, über die reine Dokumentenerstellung hinauszuschauen. Die richtige Lösung sollte die Effizienz verbessern, sich wiederholende Aufgaben reduzieren und sich nahtlos in bestehende Geschäftsabläufe integrieren lassen.

Eine gute Dokumentenautomatisierungsplattform sollte in der Regel die folgenden Funktionen umfassen:

• Datenintegrationsfähigkeiten: Die Möglichkeit, Daten automatisch aus CRM-, ERP-Systemen, Datenbanken, Tabellenkalkulationen oder gescannten Dokumenten zu übernehmen, um manuelle Eingaben zu reduzieren.

• Vorlagen- und Workflow-Management: Unterstützung für standardisierte Vorlagen, anpassbare Genehmigungsworkflows und automatische Inhaltsaktualisierungen, um Dokumente und Prozesse konsistent zu halten.

• OCR und intelligente Verarbeitung: OCR-Funktionalität, die Informationen aus gescannten Dokumenten automatisch extrahieren, klassifizieren und validieren kann.

• Zugriffskontrolle und Sicherheit: Berechtigungsverwaltung, Versionsverlauf und Aktivitätsprotokolle zur Gewährleistung von Dokumentensicherheit und Nachvollziehbarkeit.

• Unterstützung für mobile und Cloud-Zusammenarbeit: Zugriff auf Dokumente von Desktops, Smartphones oder Tablets erleichtert die Arbeit aus der Ferne und unterwegs.

• Analytik und Systemkompatibilität: Die Möglichkeit, die Dokumentennutzung zu verfolgen und in bestehende Geschäftsanwendungen zu integrieren, um eine bessere Skalierbarkeit zu ermöglichen.

Insgesamt sollte das ideale Dokumentenautomatisierungstool nicht nur die Dokumentenerstellung automatisieren, sondern Unternehmen auch dabei helfen, einen effizienteren und einheitlicheren digitalen Workflow aufzubauen.

Fazit

Ein solches System ist ideal, um den Abstimmungsaufwand zwischen Teams zu reduzieren. Die Anweisungen sind in Vorlagen und Regeln hinterlegt, sodass Dokumente nicht bei jedem Schritt neu erklärt werden müssen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, anzuhalten und zu prüfen, was als Nächstes kommt.

Jede Phase folgt der bereits in das Dokument eingebauten Struktur, sodass die Absicht bei der Weiterleitung nicht erneut überprüft werden muss.

Mit der Zeit wird sich die Ausrichtung von der individuellen Bearbeitung hin zur Systemkonfiguration selbst verlagern. Dokumente werden genügend Kontext in sich tragen, sodass weniger Abstimmungen zwischen den Teams erforderlich sind.