Einleitung
Papierdokumente bereiten keine Probleme, solange ihre Anzahl überschaubar bleibt. Ein paar Dateien lassen sich ohne großen Aufwand im normalen Arbeitsalltag verarbeiten.
Sobald das Volumen jedoch wächst, raubt das Scannen wertvolle Zeit für andere Aufgaben.
Die meisten Teams behalten den Prozess zunächst im eigenen Haus, da dies direkt und einfach zu verwalten erscheint. Mit der Zeit verlagert sich ein Teil dieser Arbeit jedoch meist hin zu einem externen Dienstleister für Dokumentenscanning – insbesondere dann, wenn der Umfang intern nur noch schwer zu bewältigen ist.
Beide Methoden führen zum selben Ergebnis: strukturierte digitale Dateien. Der Unterschied liegt darin, wie die Arbeitslast während der Verarbeitung gehandhabt wird.
Beim Scannen im eigenen Haus bleibt der Aufwand Teil des täglichen Betriebs. Beim Outsourcing wird dieselbe Arbeit in einen separaten Ablauf verlagert, der auf größere und stetige Mengen ausgelegt ist.
Dies wird vor allem dann relevant, wenn das Scannen nicht mehr nur sporadisch, sondern in großem Maßstab erfolgt. Lesen Sie weiter, um mehr über die Unterschiede zu erfahren.
1. Was Sie über das interne Scannen von Dokumenten (Inhouse) wissen sollten
Beim internen Scannen von Dokumenten verbleibt alles in Ihrem eigenen System. Papier trifft ein, und die digitalen Dateien werden intern erstellt und gespeichert.
Die Kontrolle bleibt bei Ihrem Team. Zeitplanung, Zugriffsrechte und Handhabung werden in derselben gewohnten Umgebung verwaltet. Das Scannen ist gewöhnlich Teil des normalen Bürobetriebs.
Bevor Sie entscheiden, ob Sie das Scannen auslagern oder intern behalten möchten, zeigen sich die wesentlichen Unterschiede vor allem im täglichen Arbeitsaufwand und der Gleichmäßigkeit der Abläufe.
Kosten
Bei geringem Volumen bleibt das interne Scannen recht unkompliziert.
Sie kaufen einen einfachen Scanner, meist im Bereich von ca. 200 bis 1.000 USD. Manche Konfigurationen werden durch OCR-Software ergänzt, die entweder kostenlos ist oder etwa 10 bis 50 USD pro Monat und Benutzer kostet. Als Speicher dient in der Regel ein gemeinsames Laufwerk oder ein Cloud-Speicher, was je nach Speicherplatz einige Dollar pro Monat kosten kann.
Der Hauptkostenfaktor im laufenden Betrieb ist die Arbeitszeit der Mitarbeiter. Bei geringem Volumen liegt diese meist bei etwa 2 bis 5 Stunden pro Woche, sofern das Scannen Teil der regulären Verwaltungsarbeit ist.
Die Kosten umfassen in der Regel:
Bei höherem Volumen verändern sich die Kosten spürbar. Sobald das Volumen etwa 3.000 bis 5.000 Seiten pro Monat übersteigt, kann das Scannen je nach Aufwand für Vorbereitung, Erfassung, Benennung und Prüfung 1 bis 3 Stunden Arbeitszeit pro Tag in Anspruch nehmen.
Ab diesem Punkt entstehen auch versteckte Kosten: Zusätzlicher Speicherplatz, Backup-Systeme und mehr Zeitaufwand für das Korrigieren von Dateinamen oder das erneute Scannen unleserlicher Seiten. In manchen Fällen stellen Unternehmen sogar eine zusätzliche Teilzeitkraft ein, nur um mit dem Scan-Aufkommen Schritt zu halten.
Effizienz
Internes Scannen eignet sich gut für kleine, direkte Aufgaben. Ein Dokument trifft ein, wird gescannt und gespeichert. Die Effizienz hängt vom jeweiligen Arbeitsablauf ab.
Auch die Dokumentenvorbereitung und die Dateiprüfung orientieren sich am Scan-Schritt. Sind diese Schritte nicht klar definiert, verlangsamt sich die Arbeit. Sind sie gut strukturiert, bleibt die Leistung konstant.
Sicherheit
Viele Teams entscheiden sich gegen das Auslagern des Scannens und für die interne Lösung, um die volle Kontrolle über die Daten zu behalten.
Die Dokumente verbleiben im Unternehmenssystem. Zugriffsrechte werden intern gesteuert.
Die Sicherheit hängt von der Einrichtung ab:
-
Zugriffskontrollen müssen durchgesetzt werden
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Der Speicher muss gesichert sein
-
Compliance-Vorschriften müssen eingehalten werden
Ohne diese Maßnahmen können auch interne Systeme Sicherheitsrisiken bergen.
Ausrüstung
Die Ausrüstung richtet sich nach Dokumententyp und -volumen. Einfache Scanner reichen für geringe Scan-Mengen aus.
Ein höheres Volumen erfordert leistungsfähigere Werkzeuge:
Gute Hardware reduziert Verzögerungen beim Scannen und Verarbeiten.
Arbeitsablauf (Workflow)
Das Scannen ist Teil eines größeren Gesamtablaufs. Ein einfacher Workflow umfasst:
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Dokumenteneingang
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Scannen und Verarbeiten
-
Überprüfung und Korrektur
-
Speicherung und Indizierung
Jeder Schritt beeinflusst den nächsten. Ist ein Schritt schwach strukturiert, verlangsamt sich der gesamte Prozess.
Skalierbarkeit
Internes Scannen funktioniert am besten bei gleichbleibendem Volumen. Große Projekte verändern die Arbeitslast schnell. Beispiele hierfür sind Betriebsprüfungen, die Digitalisierung von Archiven oder die Bereinigung von Altbeständen – solche Situationen erhöhen die Anforderungen an Personal und Ausrüstung schlagartig.
In solchen Momenten vergleichen Unternehmen gewöhnlich die interne Abwicklung mit dem Auslagern des Scannens. Die Inhouse-Lösung behält die Kontrolle, aber die Skalierung hängt von der internen Kapazität ab.
Abbildung 1-Internes Dokumentenscanning
2. Wann sollten Sie das Dokumentenscanning auslagern?
Das Auslagern des Dokumentenscannings ist dann sinnvoll, wenn der Scan-Prozess beginnt, den normalen Arbeitsablauf zu beeinträchtigen. Dies passiert meist bei der Bereinigung von Altbeständen, bei Archivarbeiten oder wenn das Dokumentenvolumen plötzlich ansteigt.
Die wesentliche Veränderung ist einfach: Das Scannen wandert von Ihrem Team zu einem externen Dienstleister. Dieser Schritt verändert Geschwindigkeit, Genauigkeit, Kosten und Compliance in der Praxis spürbar.
Geschwindigkeit und Skalierbarkeit
Externes Scannen bewältigt große Mengen auf eine kontinuierliche Weise.
Im eigenen Unternehmen erfolgt das Scannen meist nebenbei zwischen anderen Aufgaben. Wenn viel zu tun ist, bleiben Akten liegen, und in Stoßzeiten staut sich die Arbeit an.
Externe Dienstleister führen das Scannen als Hauptaufgabe aus. Die Dokumente durchlaufen den Eingang, das Scannen und die Indizierung in einem fest definierten Ablauf. Die Arbeit läuft ununterbrochen weiter, ohne von anderen Büroaufgaben unterbrochen zu werden.
Besonders deutlich wird dies bei Großaufträgen: Wenn ein Unternehmen beispielsweise alte Archivkartons digitalisieren muss, erledigen interne Teams dies meist über längere Zeiträume in kleinen Schritten.
Ein externer Dienstleister kann denselben Stapel in einem einzigen Durchgang verarbeiten, weil er auf nichts anderes spezialisiert ist.
Auch die Skalierung ist einfacher. Internes Skalieren bedeutet mehr Zeitaufwand oder mehr Personal. Beim Outsourcing reicht es in der Regel aus, dem Dienstleister einfach mehr Dokumente zu übergeben.
Genauigkeit und Qualität
Genauigkeitsprobleme beim internen Scannen entstehen häufig durch ständiges Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben.
Eine Person scannt Dateien, benennt sie und erledigt gleichzeitig noch andere Büroarbeiten. Das führt leicht zu uneinheitlichen Dateinamen oder ungenauer Indizierung – besonders bei hohem Arbeitsaufkommen.
Beim Outsourcing wird die Arbeit aufgeteilt: Ein Team übernimmt die Vorbereitung, ein Team scannt, und ein weiteres Team prüft und strukturiert die Daten.
Ein einfaches Beispiel sind Personalakten: Werden diese intern an unterschiedlichen Tagen bearbeitet, kommt es oft zu leicht abweichenden Ordnerbezeichnungen. Externe Teams hingegen halten das Format über den gesamten Bestand hinweg absolut einheitlich.
Auch die Qualität bleibt gleichmäßiger, da für alle Dokumente dieselbe Einrichtung genutzt wird. Das reduziert kleine Abweichungen zwischen den einzelnen Chargen.
Kosteneffizienz
Die Kosten hängen vom tatsächlichen Scan-Bedarf ab.
Internes Scannen erfordert Hardware, Software und Arbeitszeit. Das funktioniert gut, solange das Scannen Teil des normalen Tagesgeschäfts ist.
Beim Outsourcing wird daraus ein Dienstleistungspreis: Sie zahlen pro Auftrag oder pro Dokument.
Ein typisches Beispiel ist ein Büroumzug: Unternehmen müssen alte Akten schnell digitalisieren. Wird dies intern erledigt, fehlt den Mitarbeitern die Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben. Beim Outsourcing wird der Scan-Prozess komplett außerhalb des eigenen Teams abgewickelt.
Für kleine, tägliche Scan-Mengen kann die Inhouse-Lösung nach wie vor günstiger sein. Bei großen oder einmaligen Projekten spart Outsourcing in der Regel erheblichen internen Aufwand.
Sicherheit und Compliance
Sicherheit beim Outsourcing hängt davon ab, wie der Dienstleister seine Prozesse gestaltet.
Die Dokumente verlassen zwar Ihr Unternehmen, werden aber in einem kontrollierten System verarbeitet. Zugriffe sind streng beschränkt und die Bearbeitung wird protokolliert.
Beim internen Scannen bleibt alles im Haus. Die Sicherheit hängt hier jedoch davon ab, wie sorgfältig die internen Abläufe geregelt sind – also wer Zugriff auf die Akten hat, wo sie gespeichert werden und wie Rechte vergeben sind.
Outsourcing bietet Vorteile bei Betriebsprüfungen und Audits. Bei Compliance-Prüfungen sorgen eine klare Ordnerstruktur und Nachverfolgbarkeit für eine schnellere Überprüfung. Externe Systeme schaffen diese Struktur meist automatisch im Zuge des Prozesses.
Die Abwägung ist einfach: Die Inhouse-Lösung behält die physische Kontrolle, während Outsourcing für besser strukturierte Prozesse sorgt.
Abbildung 2-Outsourcing beim Dokumentenscanning
3. Wichtige Überlegungen vor der Auslagerung (Outsourcing)
Das Auslagern des Dokumentenscannings funktioniert am besten, wenn Sie genau wissen, was mit den Dateien geschehen soll, bevor diese überhaupt das Büro verlassen.
Sobald Dokumente die interne Umgebung verlassen, verlagert sich die Steuerung: Anstatt die Arbeit direkt auszuführen, geht es darum, sie vorab präzise zu definieren. In dieser Phase werden die meisten Probleme entweder von vornherein vermieden oder erst geschaffen.
Volumen und Art der Dokumente
Die Struktur der Arbeitslast ist der entscheidende Faktor dafür, ob Outsourcing sinnvoll ist.
Ein stetiger Strom kleiner Scan-Aufgaben lässt sich in der Regel gut intern bewältigen, da der Einrichtungsaufwand minimal ist und die Arbeit neben dem normalen Büroalltag erledigt werden kann. Größere, einmalige Aufträge verhalten sich jedoch anders, da sie eine gleichmäßige Verarbeitung über einen kürzeren Zeitraum erfordern.
Auch der Dokumententyp verändert den erforderlichen Aufwand. Standardisierte gedruckte Seiten lassen sich leicht verarbeiten. Gemischte Formate wie Quittungen, handschriftliche Formulare oder ältere Archivakten erfordern mehr Zwischenschritte und beeinflussen, wie der Dienstleister den Ablauf gestalten muss.
Datensensibilität
Die Sensibilität der Dokumente bestimmt, was die Organisation sicher verlassen darf.
Interne Richtlinien unterteilen Akten meist in allgemeine Unterlagen und vertrauliche Daten wie Personalakten, Finanzdokumente oder rechtliche Unterlagen. Jede Kategorie kann unterschiedliche Sicherheitsregeln erfordern, noch bevor eine Auslagerung überhaupt in Betracht gezogen wird.
Eine klare Klassifizierung ist hier das wichtigste Element. Werden die Dokumententypen nicht frühzeitig definiert, werden Entscheidungen während der Verarbeitung uneinheitlich und erzeugen vermeidbare Risiken.
Ausgabeformat und Indizierung
Externes Scannen funktioniert nur dann reibungslos, wenn die Ausgabestruktur zu den internen Systemen passt.
Dazu gehören Regeln für die Dateibenennung, die Ordnerstruktur und die Indizierungsfelder. Ohne diese Abstimmung muss das gescannte Ergebnis nachbearbeitet werden, bevor es genutzt werden kann.
Ein typisches Beispiel ist die Rechnungsverarbeitung: Manche Teams sortieren nach Datum, andere nach Lieferanten oder internen Referenzcodes. Wird diese Struktur nicht vorab vereinbart, passen die fertigen Dateien möglicherweise nicht direkt in die Buchhaltungs- oder Archivsysteme.
Durchlaufzeit (Turnaround Time)
Die Verarbeitungsgeschwindigkeit hängt von der Planung des Dienstleisters ab und nicht vom sofortigen Zugriff.
Die meisten Anbieter verarbeiten Akten nicht einzeln, sondern fassen die Arbeit in Chargen oder Warteschlangen zusammen. Dringende Aufträge können zwar vorgezogen werden, dennoch handelt es sich um ein Durchsatzsystem und nicht um eine sofortige Bereitstellung.
Dies wird wichtig, wenn Dokumente im laufenden Betrieb benötigt werden. Wenn ein sofortiger Zugriff erforderlich ist, passt Outsourcing möglicherweise nicht optimal. Wenn die Arbeit in Chargen geplant werden kann, werden die Durchlaufzeiten in der Regel gut planbar.
Integration in bestehende Systeme
Gescannte Dateien müssen sich ohne Zusatzaufwand in bestehende Speicher- und Dokumentensysteme einfügen.
Dies betrifft insbesondere Ihre Speichersysteme, in denen Dateien und Ordner exakt mit Ihrer bestehenden Struktur übereinstimmen müssen.
Wird dies nicht im Voraus abgestimmt, verbringen Teams nach der Lieferung oft zusätzliche Zeit damit, Dateien neu zu sortieren oder nachzuindizieren, was den Nutzen des Outsourcings mindert.
Kommunikation und Prozesssteuerung
Ausgelagertes Scannen basiert auf klaren Anweisungen und funktionierenden Rückkopplungsschleifen.
Anforderungen an Benennung, Indizierung und den Umgang mit Korrekturen müssen festgelegt werden, bevor die Arbeit beginnt. Sobald die Verarbeitung läuft, lassen sich Änderungen nur noch schwer und mit Verzögerungen umsetzen.
Ein stabiler Kommunikationsfluss verhindert, dass aus kleinen Fehlern wiederholte Nacharbeiten werden – insbesondere bei großen Dokumentenmengen.
4. Dokumentenscanning: Auslagern vs. Inhouse – Was ist der Hauptunterschied?
Der Unterschied zwischen internem und ausgelagertem Dokumentenscanning zeigt sich vor allem darin, wie sich der Arbeitsablauf bei spürbarem Volumen verhält. Beide Methoden liefern am Ende digitale Dateien. Die eigentliche Abweichung liegt im Kostendruck, der Geschwindigkeit unter Belastung, der Kontrolle, der Skalierbarkeit und der Gleichmäßigkeit der Ergebnisse.
Abbildung 3-Dokumentenscanning: Auslagern vs. Inhouse
Datenblatt-Vergleich
| Faktor |
Internes Dokumentenscanning (Inhouse) |
Dokumentenscanning auslagern (Outsourcing) |
| Kosten |
Laufende Ausgaben für Personal, Scanner, OCR-Tools, Speicher |
Kosten pro Seite oder pro Projekt |
| Geschwindigkeit & Effizienz |
Schnell bei kleinen Aufgaben, verlangsamt sich bei hohem Arbeitsaufkommen |
Stetiger Durchlauf in Chargen durch spezialisierte Verarbeitung |
| Sicherheit & Compliance |
Volle interne Kontrolle über Daten und Zugriffe |
Kontrollierte Handhabung mit definierten Sicherheitsregeln |
| Skalierbarkeit |
Begrenzt durch Zeit, Personal und Ausrüstung |
Erweitert sich mit der Kapazität des Dienstleisters |
| Qualität & Genauigkeit |
Hängt davon ab, wie streng der Prozess geführt wird |
Konsistenter durch standardisierte Prozessschritte |
Die Kosten fühlen sich je nach Rhythmus der Arbeit unterschiedlich an. Beim internen Scannen verteilen sich die Ausgaben auf Werkzeuge, Personal und Speicherplatz – das funktioniert gut, solange das Scannen Teil der normalen Routinen ist.
Outsourcing verwandelt dies in klare Kosten pro Auftrag, was besonders dann sinnvoll ist, wenn das Scan-Aufkommen in Spitzen oder großen Blöcken anfällt.
Auch die Geschwindigkeit verändert sich, sobald die eigentliche Arbeitslast auftritt. Interne Setups bewältigen schnelle Einzelscans problemlos, da alles vor Ort ist. Dasselbe System verlangsamt sich jedoch, wenn das Scannen mit E-Mails, Verwaltungsarbeiten und anderen Aufgaben konkurrieren muss. Ausgelagertes Scannen bleibt stabil, da der Ablauf ausschließlich für die Dokumentenverarbeitung aufgebaut ist.
Bei der Sicherheit geht es vor allem darum, wo die Kontrolle liegt. Intern verbleiben die Dokumente in Ihren eigenen Systemen, sodass der Zugriff lokal und vertraut bleibt. Outsourcing verlagert diese Kontrolle in die Umgebung eines Dienstleisters, wo die Sicherheit von dessen Handhabungsregeln und Nachverfolgungsprozessen abhängt.
Die Skalierbarkeit ist der Punkt, an dem der Unterschied am deutlichsten wird. Internes Skalieren bedeutet, mehr Zeit, Personal oder Maschinen einzusetzen. Das funktioniert, aber nur bis zu einem gewissen Grad. Outsourcing skaliert über das Volumen, da der Dienstleister bereits über die entsprechende Infrastruktur verfügt, um dieses aufzunehmen.
Qualität und Genauigkeit hängen davon ab, wie vielschichtig der Prozess ist. Internes Scannen kombiniert häufig Scannen, Benennen und Ablegen im selben Arbeitsablauf – besonders in Stoßzeiten. Genau dort werden kleine Unstimmigkeiten am ehesten sichtbar. Ausgelagerte Arbeitsabläufe trennen diese Schritte klarer, sodass große Mengen von Anfang bis Ende einheitlicher bleiben.
5. Dokumentenscanning: Auslagern vs. Inhouse – Welche Option passt zu Ihnen?
Es gibt keine feste Konfiguration, die für jeden Fall passt. Volumen, Zeitplanung und verfügbares Personal bestimmen in der Regel, wie das Scannen gehandhabt wird.
Ein geringes, stetiges Scan-Aufkommen verbleibt meist im Team. Größere oder unregelmäßige Arbeitsmengen werden eher nach außen verlagert.
Wann internes Scannen (Inhouse) sinnvoll ist
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Ein paar Hundert Seiten pro Woche fügen sich normalerweise gut in den normalen Büroablauf ein. Das Scannen kann neben den regulären Aufgaben erledigt werden, ohne dass eine separate Planung erforderlich ist.
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Ein Zugriff am selben Tag spricht oft dafür, das Scannen intern zu behalten. Dokumente können direkt nach der Erstellung genutzt werden, was bei Freigaben, Prüfungen oder laufenden Arbeiten hilft.
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Aktive Dokumente lassen sich intern einfacher verwalten. Personalakten, Finanzunterlagen und Kundenakten erfordern häufig schnelle Anpassungen oder wiederholten Zugriff – keine Massenverarbeitung.
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Bei etwa 1.000 Seiten pro Monat, verteilt auf die Arbeitstage, bleibt das interne Scannen in der Regel stabil, ohne zusätzliche Belastung zu erzeugen.
Wann Outsourcing sinnvoll ist
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Arbeitslasten von über 3.000 bis 5.000 Seiten innerhalb eines kurzen Zeitraums übersteigen meist das, was der tägliche Betrieb auffangen kann. Das Scannen konkurriert dann mit normalen Büroaufgaben und verlangsamt andere Arbeiten.
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Große Bestände physischer Akten verschieben das Gleichgewicht ebenfalls. 20 bis 50 Kartons mit Archivdokumenten oder ein kompletter Jahresrückstand erfordern eine kontinuierliche Bearbeitung, die sich schwer in kleine tägliche Zeitfenster quetschen lässt.
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Die Konsistenz leidet bei großen Mengen in kleinen Teams. Benennung, Sortierung und Indizierung weichen ab, wenn Tausende von Seiten parallel zu anderen Pflichten bearbeitet werden.
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Geringe Bearbeitungszeiten können die Struktur weiter verändern. Ein Fertigstellungsfenster von ein bis zwei Wochen übersteigt meist die interne Kapazität.
6. Praxisbeispiele aus der Realität
Um den Unterschied wirklich zu sehen, muss die Arbeitslast am tatsächlichen Volumen gemessen werden und nicht an allgemeinen Annahmen.
Warum sich eine Anwaltskanzlei für ausgelagertes Dokumentenscanning entschied
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Ausgangslage: Rund 80.000 Seiten an Fallakten hatten sich über mehrere Jahre angesammelt. Das Ziel war die vollständige Digitalisierung für die Suche und den regelkonformen Zugriff (Compliance).
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Problem: Das interne Scannen schaffte nur wenige Hundert Seiten pro Woche, da dasselbe Personal auch die laufende juristische Arbeit erledigen musste. Bei diesem Tempo hätte die Fertigstellung mehrere Monate gedauert.
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Lösung: Nach dem Wechsel zu einem externen Dienstleister wurde dasselbe Archiv in strukturierten Chargen von mehreren Tausend Seiten verarbeitet. Jede Datei folgte demselben Format für Scan, Benennung und Indizierung.
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Ergebnis: Nach Abschluss der Archivdigitalisierung blieb das interne Scannen für neu eingehende Dokumente mit geringem wöchentlichem Volumen bestehen.
Warum ein kleines Unternehmen zum internen Scannen wechselte
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Ausgangslage: Das Scannen von Rechnungen wurde ursprünglich über einen externen Dienstleister abgewickelt. Das monatliche Volumen lag stabil zwischen 500 und 1.500 Seiten, die meist in kleinen täglichen Mengen eintrafen.
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Erkenntnis: Dieser Arbeitsaufwand erforderte keine komplexe Handhabung. Die meisten Dokumente folgten derselben Struktur mit sich wiederholenden Formaten der Lieferanten.
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Lösung: Der Prozess wurde mit einem einfachen Scanner und einem OCR-Tool ins eigene Haus verlegt. Eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter übernahm das Scannen im Rahmen der regulären Verwaltungsarbeit.
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Ergebnis: Das externe Scannen blieb nur für seltene Spitzenwerte von über 3.000 Seiten reserviert, wie etwa bei Jahresabschlüssen oder Abstimmungsphasen mit Lieferanten.
Fazit
Wenn man sich reale Setups genau ansieht, lässt sich das Scannen nie völlig starr in eine einzige Kategorie einordnen.
Es ist entweder klein genug, um im täglichen Arbeitsablauf aufgefangen zu werden, oder groß genug, dass es eine eigene Warteschlange bildet. Dazwischen gibt es wenig Spielraum.
Große Mengen verhalten sich anders: Sie stauen sich an, warten, und werden plötzlich hochgradig dringlich. Dieses Muster ist es, was die Arbeit zu externen Systemen wie Iron Mountain drängt, wo das Scannen bereits vom normalen Bürofluss getrennt ist.
Der eigentliche Entscheidungsgrund ist also nicht der Besitz der Geräte, sondern ob die Dokumente gleichmäßig oder ungleichmäßig eintreffen.
