Ein Leitfaden für elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDMS)
Einleitung
Dokumente sind ständig in Bewegung. Sie werden geteilt, bearbeitet, genehmigt und weitergereicht. Wenn dies über E-Mails und Ordner geschieht, geht leicht etwas schief. Eine Version wird überschrieben. Jemand arbeitet mit der falschen Datei. Eine Genehmigung wird übersehen, weil niemand bemerkt hat, dass sie bereits vorliegt.
Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) ändert nichts an der eigentlichen Arbeit. Es gibt den Dokumenten lediglich einen festen Ort. Änderungen werden automatisch protokolliert. Genehmigungsprozesse laufen weiter, ohne dass sich jemand merken muss, wer als Nächstes angestoßen werden muss. Der Prozess wird einfacher nachvollziehbar, weil er sichtbar ist – nicht weil er erzwungen wird.
Wo das System betrieben wird, macht einen Unterschied. Cloud-, On-Premise- und hybride Umgebungen handhaben Zugriff, Kontrolle und Wartung auf unterschiedliche Weise. Diese Unterschiede sind im täglichen Gebrauch wichtig – nicht nur bei der Einrichtung –, und es lohnt sich, sie vor einer Entscheidung zu verstehen. Lesen Sie weiter, um mehr über die Funktionsweise von EDMS zu erfahren.
Inhaltsverzeichnis
| 1. Was sind elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDMS)? |
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2. 8 Arten von Dokumentenmanagementsystemen 2.1 Content-Management-System |
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3. Cloud, On-Premise oder Hybrid: Wofür sollten Sie sich entscheiden? 3.1 Cloud-basiertes EDMS |
| 4. Das richtige EDMS finden |
| 5. Häufig gestellte Fragen zu elektronischen Dokumentenmanagementsystemen |
1. Was sind elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDMS)?
Ein EDMS ist nicht nur ein Ort zum Speichern von Dateien. Es ist eine Möglichkeit, festzulegen, wie Dokumente in einer Organisation existieren dürfen. Wo sie sich befinden, wie sie sich bewegen, wer auf sie zugreifen kann und was im Laufe der Zeit mit ihnen geschieht – all das wird im Voraus definiert und nicht dem Zufall oder Gewohnheiten überlassen.
In der Praxis bedeutet das, dass Dokumente aufhören, sich wie lose Dateien zu verhalten, und anfangen, wie verwaltete Aufzeichnungen zu funktionieren. Jede Änderung wird festgehalten, nicht überschrieben. Zugriff erfolgt gezielt, nicht vorausgesetzt. Ein Dokument hat einen Lebenszyklus anstatt eines unbegrenzten Nachlebens in gemeinsamen Ordnern. Genehmigungen, Prüfungen und Übergaben folgen einem bekannten Weg, und das System merkt sich, was Menschen nicht merken müssen.
Der Wert eines EDMS zeigt sich langfristig. Die Suche funktioniert, weil Dokumente ordnungsgemäß indexiert sind. Prüfungen (Audits) sind möglich, weil Aktivitäten automatisch protokolliert werden. Sicherheit und Aufbewahrung sind Teil des täglichen Gebrauchs und keine separaten Aufräumarbeiten. Wenn das Dokumentenvolumen wächst und sich Teams verändern, behält das System die gleichen Regeln bei – unabhängig davon, ob es in der Cloud, auf lokalen Servern oder in beiden Umgebungen betrieben wird.
Abbildung 1 – Dokumentenmanagementsysteme
2. 8 Arten von Dokumentenmanagementsystemen
„Dokumentenmanagementsystem“ ist ein Oberbegriff. Darunter finden sich Werkzeuge, die für sehr unterschiedliche Probleme entwickelt wurden. Sie alle in einen Topf zu werfen, ist meist der Grund, warum Menschen am Ende das falsche System wählen.
2.1 Content-Management-System (CMS)
Ein Content-Management-System ist für Inhalte ausgelegt, die sich häufig ändern und dazu bestimmt sind, von Menschen gelesen zu werden – nicht von Aufsichtsbehörden geprüft zu werden.
Es kann verwendet werden, um Dinge wie interne Wikis, Dokumentationsseiten, Marketingseiten oder Hilfezentren zu erstellen. Die Bearbeitungserfahrung ist hier entscheidend. Mehrere Personen müssen entwerfen, überarbeiten, kommentieren und veröffentlichen können, ohne auf große Hindernisse zu stoßen. Die Versionshistorie dient hauptsächlich dazu, Änderungen rückgängig machen zu können, falls etwas schiefgeht – nicht weil jemand plant, sie später zu prüfen.
CMSs sind großartig, bis jemand anfängt, sie wie ein Aufzeichnungssystem zu behandeln. Das ist meist der Punkt, an dem es problematisch wird.
2.2 Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM)
Enterprise-Content-Management-Systeme werden benötigt, wenn die Dokumentenflut zu einem organisationsweiten Problem wird und nicht mehr nur ein Problem auf Teamebene darstellt.
Sie sind darauf ausgelegt, Struktur zu schaffen, wo bisher jeder sein eigenes Ding gemacht hat. Gemeinsame Metadatenmodelle, gemeinsame Taxonomien, standardisierte Workflows und Aufbewahrungsregeln, die tatsächlich durchgesetzt werden – das ist das Versprechen. Der Preis dafür ist Komplexität. ECMs erfordern in der Regel eine eigene Governance (Steuerung/Verwaltung), nur um sie selbst handhabbar zu halten.
Wenn sie funktionieren, reduzieren sie reibungslos die Verwirrung über verschiedene Abteilungen hinweg.
2.3 Dokumenten-Erfassungssysteme (Document Imaging Systems)
Dokumenten-Erfassungssysteme existieren, weil Papier sich weigert, an einem Ort zu bleiben – es geht häufiger verloren, als man denkt.
Ihre einzige Aufgabe besteht darin, physische Dokumente zu nehmen und in nutzbare digitale Dokumente zu verwandeln. Scangeschwindigkeit, OCR-Genauigkeit, Indexierungsregeln und Stapelverarbeitung sind hier wichtiger als Zusammenarbeitsfunktionen. Diese Dokumente können bearbeitet und später abgerufen werden, ohne dass man in Kisten kramen muss.
In den meisten Umgebungen sind Erfassungssysteme vorgelagerte Werkzeuge. Sobald das Dokument digitalisiert ist, wird es normalerweise in ein anderes System zur Speicherung, für Workflows oder für Compliance-Anforderungen weitergeleitet.
2.4 Aufzeichnungsmanagementsysteme (Records Management Systeme)
Aufzeichnungsmanagementsysteme befassen sich mit Dokumenten, die abgeschlossen sind, aber weiterhin rechtlich oder betrieblich wichtig bleiben.
Sobald ein Dokument zu einer Aufzeichnung wird, endet in der Regel die Bearbeitung. Stattdessen sind Klassifizierung, Aufbewahrungsdauer, rechtliche Sperrungen (Legal Holds) und der Nachweis, dass nichts unbefugt verändert wurde, entscheidend. RMS-Plattformen sind in dieser Hinsicht sehr strikt. Sie neigen dazu, Dinge abzusichern und das Löschen gezielt zu erschweren.
Sie werden von den meisten Menschen nicht jeden Tag genutzt, aber wenn sie gebraucht werden, kann nichts anderes sie wirklich ersetzen.
2.5 Workflow-Management-Systeme
Workflow-Management-Systeme drehen sich nicht so sehr um die Dokumente selbst, sondern darum, was um sie herum geschieht.
Wer muss das prüfen? Wer genehmigt es als Nächstes? Was passiert, wenn jemand nicht reagiert? Diese Systeme verfolgen Schritte, Zeitpläne, Verantwortlichkeiten und Eskalationen. Das Dokument lebt oft an einem ganz anderen Ort.
Sie sind besonders nützlich, wenn Prozesse häufig wiederholt werden und Fehler teuer sind. Ohne ein Workflow-System landen diese Prozesse meist in E-Mail-Threads und auf Haftnotizen.
2.6 Qualitätsmanagementsystem (QMS)
Qualitätsmanagementsysteme existieren in Umgebungen, in denen „einfach mal das Dokument aktualisieren“ nicht akzeptabel ist.
SOPs (Standardarbeitsanweisungen), Arbeitsanweisungen, Richtlinien, Handbücher. Diese Dokumente kontrollieren, wie Arbeit erledigt wird, daher haben Änderungen Konsequenzen. QMS-Plattformen erzwingen Prüfzyklen, Genehmigungen und eine strenge Versionskontrolle. Alte Versionen bleiben zugänglich – nicht aus Bequemlichkeit, sondern aus Gründen der Rückverfolgbarkeit.
Sie können sich im Vergleich zu anderen Systemen langsam anfühlen, aber diese Langsamkeit ist beabsichtigt. Stabilität ist hier wichtiger als Geschwindigkeit.
2.7 E-Mail-Management-System
E-Mail-Management-Systeme existieren, weil E-Mails immer wieder versehentlich wichtig werden.
Verträge werden per E-Mail ausgehandelt. Entscheidungen werden in Antwort-E-Mails genehmigt. Anhänge werden zur einzigen Kopie, die jemand besitzt. EMS-Werkzeuge versuchen, diese Nachrichten zu erfassen und in verwaltete Aufzeichnungen zu verwandeln, ohne die Leute zu zwingen, vollständig auf E-Mails zu verzichten.
Die meisten Systeme archivieren nicht alles. Sie zielen auf bestimmte Postfächer, Absender oder Bedingungen ab. Das Ziel ist es, das Signal aus dem Rauschen herauszufiltern, und nicht jede „Danke“-Antwort für immer aufzubewahren.
2.8 HR-Dokumentenmanagementsystem
HR-Dokumentenmanagementsysteme sind aus Notwendigkeit heraus sehr fokussiert.
Personaldaten unterliegen Datenschutzanforderungen, gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Zugriffsbeschränkungen, die für die meisten anderen Dokumente nicht gelten. Diese Systeme sind rund um den Mitarbeiterlebenszyklus aufgebaut: Einstellung, Funktionsänderungen, Beurteilungen, Zertifizierungen, Austritt.
Einfache Werkzeuge sind ausreichend, wenn die Umgebung sauber bleibt.
3. Cloud, On-Premise oder Hybrid: Wofür sollten Sie sich entscheiden?
Der erste Schritt bei einem EDMS ist die Entscheidung, wo das System betrieben wird. Ihre Entscheidung beeinflusst, wie Dateien sich bewegen, wer auf sie zugreifen kann und wie viel Arbeit das IT-Team hat.
Abbildung 2 – Cloud, On-Premise und Hybrid
3.1 Cloud-basiertes EDMS
Cloudsysteme speichern Ihre Dateien online und liefern sie über das Internet aus, sodass Menschen sie von fast überall aus öffnen können.
Ihr Team kann von jedem Gerät aus auf Dateien zugreifen und sie bearbeiten, ohne auf die IT warten zu müssen.
Sie zahlen ein Abonnement, anstatt Server im Voraus zu kaufen.
Das System aktualisiert und sichert sich automatisch, sodass die IT sich nicht darum kümmern muss.
Das Hinzufügen weiterer Benutzer oder Speicherplatz ist schnell und einfach.
Nachteile:
Wenn die Internetverbindung ausfällt, können die Leute nicht auf die Dateien zugreifen.
Bei sensiblen Daten benötigen Sie einen Anbieter, dem Sie in Bezug auf Sicherheit vertrauen können.
3.2 On-Premise-EDMS
Bei einer On-Premise-Lösung befinden sich die Dateien auf Ihren eigenen Servern, und Ihr Team entscheidet, wie sie verwaltet werden.
Vorteile:
Die IT kann kontrollieren, wer was sehen darf und wie.
Es ist einfacher, das System mit anderen Tools zu verbinden, die Sie bereits im Büro nutzen.
Sie können regulierte Daten genau so speichern, wie es die Vorschriften verlangen.
Nachteile:
Der Kauf und Betrieb von Servern verursacht höhere Anfangskosten.
Die IT ist für Updates, Backups und die Behebung von Problemen zuständig.
Wenn Mitarbeiter von außerhalb des Büros auf Dateien zugreifen sollen, ist ein zusätzlicher Einrichtungsaufwand erforderlich.
3.3 Hybrid-EDMS
Hybride Systeme verteilen Dateien je nach Vertraulichkeit oder Zusammenarbeitsbedarf zwischen Cloud und lokalen Servern.
Vorteile:
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Vertrauliche Dateien bleiben im Haus, gemeinsam genutzte Dateien kommen in die Cloud.
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Teams können Cloud-Speicher oder Benutzer hinzufügen, ohne die lokale Umgebung anzupassen.
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Durch Kopien an verschiedenen Orten ist ein Datenverlust weniger wahrscheinlich.
Nachteile:
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Erhöhte Komplexität: Hybride EDMS-Setups sind komplexer als reine Einzelinstallationen, da sie Integration und Synchronisation zwischen On-Premise- und Cloud-Systemen erfordern.
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Höherer Betriebsaufwand: Die Verwaltung beider Umgebungen erfordert in der Regel zusätzliche IT-Ressourcen oder spezialisiertes Fachwissen.
4. Das richtige EDMS finden
Ein EDMS kann Zeit sparen und Fehler reduzieren, wenn es zur Arbeitsweise Ihres Teams passt. Wenn Sie es richtig machen, unterstützt das System den Dokumentenfluss, Genehmigungen und die Sicherheit.
