So bearbeiten Sie ein gescanntes Dokument: Einfache Möglichkeiten zum Ändern von PDFs
Einleitung
Meistens bearbeiten Sie ein gescanntes Dokument nicht an einem einzigen Ort. Sie werden je nach Bedarf verschiedene Werkzeuge wie PDF-Editoren, Photoshop, Word, Google Docs oder OCR-Tools verwenden. Manchmal ist die Bearbeitung auch Teil des Scanvorgangs selbst, wenn Sie einen intelligenten Scanner verwenden.
Das liegt daran, dass gescannte Seiten zunächst als Bilder vorliegen und nicht als Text. Sie können nicht einfach anklicken und die Wörter ändern. Bei der Konvertierung verschiebt sich oft einiges. Tabellen verrutschen, Zeilenumbrüche gehen verloren, und der Text kann fehlerhaft sein, wenn der Scan nicht klar genug ist.
Manche Scanner übernehmen heute einen Teil dieser Arbeit bereits während des Scannens. Geräte wie der CZUR ET Max können Scans sofort in bearbeitbare Dateien umwandeln, sodass später weniger Nachbearbeitung nötig ist. In den folgenden Abschnitten wird gezeigt, wie das normalerweise funktioniert.
1. Was ist ein gescanntes Dokument?
Ein gescanntes Dokument ist eine digitale Kopie einer Papierseite, die erstellt wird, wenn Sie sie mit einem Scanner oder einer Handykamera scannen und als Datei speichern.
Wie sie funktionieren
Die meisten Scans funktionieren als Bilder. Das bedeutet, dass der Text in das Bild eingebettet ist und weder durchsuch- noch bearbeitbar ist. Gängige Formate wie PDF, JPG oder TIFF bewahren das ursprüngliche Layout. Diese Dateien erhalten alle visuellen Details, sodass sie genau wie das Original aussehen.
Wofür werden sie genutzt?
Menschen wandeln Papier in digitale Dateien um, um:
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Aufzeichnungen langfristig zu archivieren.
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Dokumente schnell an andere zu versenden.
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Eine Kopie zu behalten, die das authentische Erscheinungsbild der Seite bewahrt.
Dies unterscheidet sich von einer Datei, die Sie in einem Programm wie Word erstellen. Ein am Computer erstelltes Dokument enthält Text, den Sie sofort bearbeiten können, während eine gescannte Datei in der Regel ein feststehendes Bild bleibt.
2. Wie digitalisiert man ein physisches Dokument?
Zur Digitalisierung physischer Dokumente können Sie in der Regel zwischen dem Komfort mobiler Geräte und der Präzision professioneller Scangeräte wählen. Smartphones eignen sich für schnelle und einfache Scanaufgaben, insbesondere bei guter Beleuchtung und einer ebenen Unterlage. Für Situationen, die eine höhere Qualität und Effizienz erfordern, bieten jedoch spezielle Scanner eine zuverlässigere Leistung – besonders bei der Verarbeitung großer Dokumentenmengen oder größerer Formate.
Bei diesem Prozess spielt die OCR (optische Zeichenerkennung) eine entscheidende Rolle. Sie wandelt gescannte Bilder in durchsuchbaren und bearbeitbaren Text um und verbessert so die Nutzbarkeit der Dokumente erheblich. In Kombination mit Bildverbesserung und verschiedenen Ausgabeformaten können gescannte Dateien eine hohe visuelle Qualität bewahren und gleichzeitig einfacher gespeichert, durchsucht und bearbeitet werden – wodurch digitale Arbeitsabläufe wesentlich effizienter werden.
2. Wie man ein gescanntes Dokument bearbeitet
Scans sind Bilder, daher können Sie den Text nicht sofort ändern. Die Werkzeuge wandeln den Scan entweder in Text um oder behandeln die Datei als bearbeitbares Foto.
Online-PDF-Editoren
Hier verwenden wir PDFFiller als Beispiel, aber grundsätzlich können Sie ähnliche Schritte mit jedem beliebigen Online-PDF-Scanner durchführen.
Abbildung 1 – PDFFiller
1. Suchen Sie nach einer Schaltfläche „Datei hochladen“ oder „Datei auswählen“ – in diesem Fall heißt sie „Vom Gerät auswählen“.
Abbildung 2 – Datei hochladen
2. Sobald die Datei hochgeladen ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeitung starten“.
Abbildung 3 – Bearbeitung starten
3. Die meisten Tools öffnen dann ein umfassendes Bearbeitungswerkzeug, mit dem Sie alles im Dokument anpassen können. Von dort aus können Sie die Datei drucken, herunterladen oder sogar komprimieren.
4. Klicken Sie auf „Fertig“, wenn Sie fertig sind.
Photoshop
Photoshop öffnet Scans als Ebenen, ähnlich wie ein Foto. Wenn Sie damit bearbeiten, haben Sie zwar große Kontrollmöglichkeiten, aber es dauert länger. Hier ist der Ablauf:
Abbildung 4 – Photoshop
1. Öffnen Sie Photoshop und gehen Sie zu Datei > Öffnen, wählen Sie dann Ihre gescannte PDF-Datei oder Ihr Bild von Ihrem Computer aus.
2. Warten Sie, bis die Datei als Bild oder PDF-Ebene in Photoshop geladen ist.
3. Zoomen Sie auf den Textbereich, den Sie ändern möchten, damit Sie ihn deutlich sehen können.
4. Laden Sie diesen Textbereich auf eine Schriftart-Erkennungsseite wie WhatTheFont hoch, um eine passende Schriftart zu finden.
5. Notieren Sie sich den Schriftartnamen und installieren Sie die Schriftart, falls Sie sie noch nicht besitzen. Installieren Sie sie und starten Sie gegebenenfalls neu.
6. Öffnen Sie das Ebenen-Bedienfeld und duplizieren Sie die Hintergrundebene – Strg + J (Windows) oder Cmd + J (Mac) –, damit Sie ein Backup haben.
7. Verwenden Sie das Lasso-Werkzeug oder das Auswahlrechteck-Werkzeug, um den Text zu markieren, den Sie entfernen möchten.
Abbildung 5 – Text entfernen
8. Gehen Sie zu Bearbeiten > Inhaltsbasierte Füllung (oder drücken Sie Umschalt + Rücktaste / Umschalt + Entf, um das klassische Füllmenü zu öffnen und „Inhaltsbasiert“ auszuwählen). Photoshop analysiert die umgebende Papierstruktur oder Hintergrundpixel und füllt den markierten Textbereich sauber aus. Klicken Sie auf „OK“.
9. Wählen Sie das Textwerkzeug (T) aus und klicken Sie auf den bereinigten Bereich, um neuen Text hinzuzufügen.
10. Geben Sie Ihren neuen Text ein und passen Sie Schriftart, Größe und Abstand so an, dass sie zum Original passen.
Abbildung 6 – Neuen Text eingeben
11. Verschieben Sie den Text so lange, bis er mit dem Rest der Seite übereinstimmt.
Abbildung 7 – Datei als PSD speichern
12. Speichern Sie die Datei als PSD, wenn Sie sie später bearbeiten möchten, oder exportieren Sie sie bei Fertigstellung als PDF/Bild.
Word oder Google Docs
Word erfasst einen Scan und macht daraus bearbeitbaren Text. Google Docs tut dies, indem es Drive-Dateien als Docs öffnet. Da sich Layouts oft verschieben, müssen Sie möglicherweise die Abstände oder Tabellen korrigieren.
Hier sind die grundlegenden Schritte für beide.
Microsoft Office
Öffnen Sie die gescannte PDF direkt in Microsoft Word oder führen Sie sie durch einen PDF-zu-Word-Konverter, wenn Sie sauberere Ergebnisse wünschen.
Lassen Sie Word die Datei mithilfe der OCR konvertieren und warten Sie, bis alles vollständig geladen ist.
Überprüfen Sie den Text und korrigieren Sie offensichtliche Fehler wie falsche Wörter, gebrochene Zeilen oder fehlende Teile.
Bereinigen Sie das Layout. Passen Sie bei Bedarf Abstände, Ausrichtung und Seitenumbrüche an.
Bearbeiten Sie den Inhalt, indem Sie Text überschreiben, Schriftarten ändern oder Abschnitte entfernen.
Geben Sie alles, was nicht korrekt konvertiert wurde, erneut ein.
Speichern Sie die Datei als Word-Dokument oder exportieren Sie sie bei Fertigstellung zurück ins PDF-Format.
Google Docs
Abbildung 8 – Google Docs
Abbildung 9 – Gescannte PDF hochladen
2. Warten Sie, bis die Datei in ein bearbeitbares Dokument konvertiert wurde.
3. Überprüfen Sie den Text und korrigieren Sie Fehler wie falsche Zeichen oder fehlende Zeilen.
Abbildung 10 – Text überprüfen
4. Passen Sie die Formatierung an, da sich Abstände und Struktur während der Konvertierung normalerweise verschieben.
5. Bearbeiten Sie den Text direkt, genau wie in einem normalen Dokument.
6. Füllen Sie alle Teile, die nicht korrekt konvertiert wurden, aus, indem Sie sie erneut eingeben.
Abbildung 11 – Datei herunterladen
7. Laden Sie es als PDF- oder Word-Datei herunter oder behalten Sie es in Google Docs gespeichert.
CZUR-Buchscanner
Der CZUR ET Max nutzt die ABBYY-OCR, um Text zu erfassen und Dateien zu erstellen. Damit gelangen Sie über reine Bilder hinaus zu interaktiven Daten.
- Word (OCR): Die Software liest die Seite und sendet sie an Word. Die Datei ist sofort bearbeitbar, sodass Sie sich zusätzliche Schritte sparen. Sie behält den Fluss der Originalseiten bei.
- Excel (OCR): Bei Tabellen erkennt das Werkzeug Zeilen und Spalten in Formularen. Es überträgt die Daten nach Excel, sodass Sie sie sortieren können, ohne sie neu eingeben zu müssen. Dies funktioniert gut bei Belegen oder Listen.
- Durchsuchbare PDF: CZUR fügt über dem Bild eine Textebene hinzu. So können Sie Wörter finden oder Text kopieren, während die Seite ihr ursprüngliches Aussehen behält.
Noch besser: Dank dieser Technologie unterstützen die ET-Geräte von CZUR über 180 Sprachen. Sie übernimmt sogar die Arbeiten vor dem Scannen für Sie, wie das automatische Glätten von Seiten und das Korrigieren von schiefen Winkeln.
Abbildung 12 – Gescannte Dokumente in bearbeitbare digitale Dateien umwandeln
4. Wie erleichtert OCR die Bearbeitung gescannter Dokumente?
Wenn Sie eine Seite scannen, wird sie zu einem flachen Bild.
OCR wandelt dieses Bild in echten Text um, indem es dunkle Formen als Buchstaben erkennt und durch bearbeitbare Zeichen ersetzt. Dadurch können Sie in die Datei klicken und Wörter ändern, anstatt sie wie ein Bild zu behandeln.
Sobald der Text erkannt wurde, wird die Bearbeitung schnell. Sie können Fehler korrigieren, Zeilen löschen oder Teile umschreiben, ohne alles neu eingeben zu müssen. Das Layout bleibt in der Regel erhalten, sodass Abstände und Struktur weiterhin der Originalseite entsprechen.
Es macht auch die Suche und das Kopieren einfacher. Sie können Wörter schnell finden und Text in andere Dateien übertragen. Da es sich nun um echten Text handelt, können Werkzeuge auch Fehler schneller erkennen.
Die Scanqualität ist nach wie vor am wichtigsten – unscharfe Seiten können zu Fehlerkennungen führen. Tabellen, Stempel oder Handschriften müssen möglicherweise manuell korrigiert werden. Eine kurze Überprüfung ist am Ende dennoch erforderlich.
5. Praktische Tipps zum Bearbeiten gescannter Dateien
Um bessere Ergebnisse zu erzielen, wenn Sie Scans in Dateien umwandeln, konzentrieren Sie sich auf den Scan selbst. Wenn die Quelle schwach ist, wird alles danach schwieriger.
1. Den besten Scan erhalten
Ein klarer Scan ist leichter zu lesen. Verwenden Sie 300 DPI oder mehr. Die Beleuchtung sollte gut sein. Der Kontrast sollte stark sein. Vermeiden Sie Schatten und geknickte Seiten.
2. Ihre Arbeit sichern
Bewahren Sie eine saubere Kopie des Originalscans vor der Bearbeitung auf. Wenn etwas schiefgeht, können Sie zurückgehen. Dies ist bei langen oder unübersichtlichen Dateien besonders wichtig.
3. Die richtigen Werkzeuge verwenden
Manche Seiten sind schwerer zu lesen. Tabellen und Spalten benötigen oft Werkzeuge, die das Layout verstehen. Bessere Software erhält die Abstände nahe am Original, sodass Sie später weniger korrigieren müssen.
4. Mit einer Überprüfung abschließen
Führen Sie immer eine abschließende Kurzkontrolle durch. Selbst gute Scans können kleine Fehler oder fehlenden Text aufweisen. Diese können überall auftauchen, daher fängt ein kurzer Blick sie meistens auf.
6. FAQs zum Bearbeiten gescannter PDF-Dateien
Alles ist recht einfach, aber für den Fall, dass noch Unklarheiten bestehen, klären wir einige Punkte.
Kann man ein gescanntes Dokument bearbeiten?
Die meisten Scans fungieren als einfaches Foto einer Seite, sodass der Text in einer visuellen Ebene eingeschlossen bleibt. Bevor Sie Änderungen vornehmen können, muss ein Programm die Buchstaben erkennen und sie in eine Datei umwandeln, die ein Computer lesen kann.
Was benötigen Sie, um eine gescannte Datei nach einer gewissen Zeit zu bearbeiten?
Sie können ein Tool wie Adobe oder Google Docs verwenden, um Daten aus dem Foto zu extrahieren. Diese Apps erkennen die Markierungen auf dem Scan und wandeln sie in Buchstaben um, die Sie auswählen oder korrigieren können. Sobald die Umwandlung abgeschlossen ist, sollte das Dokument wie eine normale getippte Datei funktionieren.
Gibt es kostenlose OCR-Tools für gescannte PDFs?
Ja, Sie können kostenlose Online-Tools finden, die grundlegende Dateien verarbeiten können. Diese funktionieren möglicherweise gut für eine einfache Seite, können jedoch versagen, wenn die Datei zu groß oder das Seitenlayout zu schwer lesbar ist.
Was kann OCR an einem Scan behindern?
Der Erfolg des Tools hängt vom Erscheinungsbild des Scans ab. Wenn eine Seite unscharf ist oder schlecht beleuchtet wurde, erkennt die Maschine die Buchstaben möglicherweise nicht klar. Komplexe Layouts wie Tabellen oder Stempel können das System ebenfalls verwirren und zu Fehlern führen.
Welche Probleme treten nach der OCR auf?
Nach der Umwandlung können seltsame Abstände, falsche Buchstaben oder verschobene Zeilen auftreten. Diese Fehler passieren, wenn der Scan "Rauschen" wie Staub oder Knicke aufweist. Aus diesem Grund sollten Sie in der Regel eine kurze Überprüfung einplanen, um kleine Fehler manuell zu korrigieren.
Schlusswort
Es gibt keine einzelne Methode – aber das sind dennoch alle Grundlagen, die Sie über die Bearbeitung eines gescannten Dokuments wissen müssen.
Sie werden in der Regel mit kleinen Problemen wie gebrochener Formatierung oder falsch gelesenem Text konfrontiert. Manche Dateien sind einfach, aber diese Probleme treten auf, wenn der Scan oder die Konvertierung nicht sauber ist.
In diesem Fall müssen Sie den Scan möglicherweise komplett wiederholen.
Die Bearbeitung wird also meist zu einer Mischung aus Wiederholungen, automatischer Verarbeitung und manuellen Korrekturen. Ein sauberer Scan bedeutet weniger Arbeit später, aber unordentliche Vorlagen benötigen weiterhin zusätzliche Nachbearbeitung.
Das Hauptziel ist nicht nur Geschwindigkeit. Es geht auch darum, sicherzustellen, dass die endgültige Datei für ihren nächsten Zweck lesbar und nutzbar bleibt.