Was ist Rechnungs-OCR und wie funktioniert es für Ihren Zahlungsverkehr?

Einführung

Rechnungen treffen einen, wenn man es am wenigsten erwartet. Man öffnet den Stapel, sieht überall Zahlen und fängt an zu tippen. Zeile für Zeile, Summe für Summe – es zieht einen nur runter. OCR ist Ihre Lösung dafür. Es liest die Rechnung für Sie und extrahiert die wichtigen Informationen.

Und dann, plötzlich, kommt der Prozess in Schwung. Sie können andere Arbeiten erledigen, anstatt sich mit einer Datenflut herumzuschlagen. Sie verschwenden kein schwer verdientes Geld mehr für zusätzliche Mitarbeiter, die stumpfe Routinearbeiten erledigen.

Möchten Sie mehr über die Details erfahren? Lesen Sie weiter, wir erklären es Ihnen.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Rechnungs-OCR?

Bei der OCR-Rechnungsverarbeitung handelt es sich um den Einsatz von Optical Character Recognition (OCR)-Technologie, um automatisch Schlüsselinformationen aus Rechnungsscans, PDFs oder Bildern zu lesen und zu extrahieren. Im Gegensatz zu herkömmlicher OCR, die lediglich Text erkennt, geht Rechnungs-OCR weiter und erfasst genau die Daten, die tatsächlich benötigt werden – wie Lieferantennamen, Rechnungsnummern, Datumsangaben, Steuerbeträge und Gesamtsummen.

Moderne Rechnungs-OCR-Systeme sind hochintelligent und nicht mehr von starren Vorlagen abhängig. Sie können Rechnungen in verschiedenen Formaten erkennen, handschriftliche Notizen verarbeiten und die extrahierten Daten in strukturierte, maschinenlesbare Formate wie JSON, XML oder CSV umwandeln. Dies ermöglicht einen einfachen Import der Informationen direkt in Ihre Buchhaltungs- oder Finanzsoftware zur automatisierten Weiterverarbeitung.

2. Vorteile der Implementierung von OCR-Rechnungsverarbeitung für Unternehmen

Manuelle Arbeit deutlich reduzieren und Effizienz steigern

OCR extrahiert Rechnungsdaten automatisch, eliminiert manuelle Eingaben, spart Zeit und Arbeitskraft und ermöglicht es Teams, sich auf wertschöpfendere Aufgaben zu konzentrieren.

• Fehlerquoten senken und potenzielle Verluste verringern

OCR mit KI-Validierung reduziert Tippfehler, Zahlendreher und andere manuelle Fehler erheblich, verhindert falsche Zahlungen und buchhalterische Probleme.

• Verarbeitung beschleunigen und Cashflow verbessern

Rechnungen können in Sekunden verarbeitet werden, was die Zahlungseffizienz erhöht, Skonto ermöglicht und die Bewältigung eines höheren Rechnungsaufkommens ohne zusätzliches Personal erlaubt.

• Einfache Skalierbarkeit, unabhängig vom Unternehmenswachstum

Selbst bei stark steigendem Rechnungsvolumen kann OCR Schritt halten, ohne dass zusätzliche Mitarbeiter benötigt werden.

• Compliance verbessern und Prüfungs- sowie Steuerrisiken reduzieren

Strukturierte Daten gewährleisten genaue Aufzeichnungen, senken so Compliance-Risiken und machen Prüfungen übersichtlicher.

• Bessere Rechnungsverwaltung und Nachverfolgbarkeit

Digitalisierte Rechnungen lassen sich leicht suchen und abrufen, verbessern die Transparenz im Forderungsmanagement und unterstützen eine effektivere Prüfung und Analyse.

• Kompatibilität mit mehreren Formaten für höhere Anpassungsfähigkeit

Moderne OCR-Lösungen verarbeiten verschiedene Layouts, Sprachen und sogar handschriftliche Inhalte – ideal für Unternehmen, die mit diversen Lieferanten zusammenarbeiten.

3. Wie funktioniert die OCR-Rechnungsverarbeitung?

Sie laden eine Rechnung hoch. Das System liest sie, erfasst die benötigten Informationen und leitet diese in Ihre Zahlungsprozesse weiter. Sie müssen nur eingreifen, wenn etwas nicht richtig aussieht.

Schritt 1: Digitalisierung der Rechnung

Der erste Schritt ist die Umwandlung der Rechnung in ein digitales Format, vorzugsweise eine PDF-Datei. Rechnungen können als Papierdokumente, Bilder oder elektronische Dateien (E-Rechnungen) eingehen.

Da OCR-Rechnungssoftware nur PDF-Dateien verarbeiten kann, sollten Sie Papierrechnungen zunächst scannen oder mit einem Mobilgerät fotografieren und sie vor der Verarbeitung als PDF-Dateien speichern.

Schritt 2: OCR-Texterkennung

In dieser Phase analysiert die OCR-Technologie die hochgeladene PDF-Datei und wandelt die Zeichen auf der Rechnung in maschinenlesbaren Text um. Das System identifiziert Schlüsselinformationen wie Lieferantennamen, Datumsangaben, Gesamtsummen und Positionen. Saubere, hochwertige Dateien liefern bessere Erkennungsergebnisse, während unscharfe oder schlecht beleuchtete Bilder die Genauigkeit verringern können.

Schritt 3: Datenextraktion und Validierung

Nach dem Lesen des Texts extrahiert das System die erforderlichen Datenfelder wie Rechnungsnummer, Steuerbetrag, Datumsangaben, Summen und Positionen. Anschließend führt es grundlegende Validierungsprüfungen durch – beispielsweise wird bestätigt, ob Berechnungen stimmen oder ob Datumsangaben gültig sind. Unstimmigkeiten oder fehlende Informationen werden gekennzeichnet. Falls bereits Lieferantenstammdaten vorhanden sind, vergleicht das System die extrahierten Daten mit den gespeicherten Lieferanteninformationen.

Schritt 4: Strukturierung der Daten

Der extrahierte Text wird in standardisierte Felder organisiert, sodass jede Information korrekt zugeordnet wird – beispielsweise Rechnungsnummer, Lieferanteninformationen, Summen, Steuern und einzelne Positionen. Nach der Strukturierung liegen die Daten bereinigt vor und können in ein Buchhaltungs- oder ERP-System importiert werden.

Schritt 5: Fehlerbehandlung und manuelle Überprüfung

Wenn das System unklare oder verdächtige Daten erkennt, löst es eine Kennzeichnung für eine manuelle Überprüfung aus. Ein Benutzer prüft und korrigiert dann die Informationen. Diese Korrekturen helfen der OCR-Engine, im Laufe der Zeit durch wiederholte Anpassungen kontinuierlich an Genauigkeit zu gewinnen.

Schritt 6: Workflow-Integration

Nach der Validierung und Korrektur der Daten gelangen sie in Ihren Freigabeworkflow. Sie können Regeln definieren, um Rechnungen an die entsprechenden Freigeber weiterzuleiten und Funktionen wie Bestellabgleich zu aktivieren. Nach der Freigabe sind die Rechnungsdaten für nachgelagerte Prozesse, einschließlich der Zahlungsvorbereitung, bereit.

4. Wie extrahiert man automatisch Rechnungsdaten?

Sie müssen nicht jede Rechnung Zeile für Zeile abtippen. Moderne OCR-Tools können alle wichtigen Informationen automatisch erfassen, aber es gibt ein paar Dinge zu beachten:

Wählen Sie ein gutes OCR-Tool: Einige Tools lesen nur sauber gedruckten Text. Wenn Ihre Rechnungen in verschiedensten Stilen und Schriftarten vorliegen, wählen Sie eines, das damit umgehen kann. KI-basierte OCR arbeitet in der Regel besser.

Bereiten Sie Ihre Dateien vor: PDFs sind am einfachsten. Scans funktionieren auch, aber unscharfe oder schiefe Bilder können das System verwirren. Selbst kleine Schatten oder dunkle Flecken können die Erkennung stören.

Richten Sie einfache Prüfungen ein: Weisen Sie das System an, beispielsweise zu prüfen, ob "Zwischensumme plus Steuer der Gesamtsumme entspricht", "Rechnungsnummern nicht doppelt vorkommen dürfen" oder "Daten nicht in der Zukunft liegen dürfen". So werden Fehler automatisch erkannt.

Leiten Sie die Daten weiter: Sobald die OCR die Informationen erfasst hat, können Sie sie direkt in Ihre Buchhaltungssoftware oder eine Tabelle übertragen. Ohne Abtippen oder erneute Eingabe.

Lassen Sie das System lernen: OCR-Systeme können sich verbessern, je mehr Rechnungen sie verarbeiten. Sie werden schneller und machen weniger Fehler, je häufiger Sie sie nutzen.

Auch wenn Ihre Rechnungen unterschiedlich aussehen, erkennt die OCR in der Regel die meisten Felder. Bei schwierigen Fällen ist vielleicht ein kurzer menschlicher Blick nötig, aber es spart eine Menge Tipparbeit.

5. Wie Sie die OCR-Verarbeitung in Ihren Zahlungsverkehr integrieren

Sie müssen kein Technik-Experte sein, um dies umzusetzen. Wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert – lesen Sie einfach weiter.

Wählen Sie das richtige Tool
Stellen Sie sicher, dass die OCR-Software Ihre Rechnungstypen lesen und sich in Ihr Buchhaltungssystem einbinden lässt. Folgende Optionen können Sie ausprobieren:

• ABBYY FlexiCapture: Geeignet für große Rechnungsmengen, bewältigt auch komplexe Layouts.

• Rossum: Einfach zu integrieren und cloudbasiert – sorgt für sichere und reibungslose Speicherung.

• DocuClipper: Etwas einfacher gehalten, aber unkompliziert, schnell und gut für kleinere Teams.

Bereiten Sie Ihre Rechnungen vor
Scannen oder laden Sie Rechnungen klar und deutlich hoch.

• PDFs sind am einfachsten; Fotos funktionieren auch, sollten aber hell und gerade aufgenommen sein.

• Bitten Sie Lieferanten nach Möglichkeit, digitale Dateien zu senden – das erspart allen Ärger.

Richten Sie den Workflow ein
Legen Sie die Schritte fest: Hochladen > OCR > Zahlen prüfen > an Buchhaltung senden > archivieren.

Stellen Sie sicher, dass jedes Feld an der richtigen Stelle in Ihrem System landet: Gesamtsumme bei „Summe“, Datum bei „Rechnungsdatum“ usw.

Trainieren Sie das System
Zeigen Sie ihm echte Rechnungen, damit es Ihre Lieferanten und Formate kennenlernt.

Fügen Sie Regeln für häufige Fehlerquellen hinzu, z. B. wenn Lieferanten Summen an ungewöhnlichen Positionen platzieren.

Überprüfen Sie auffällige Rechnungen
Manchmal werden Rechnungen von der OCR markiert, wenn Informationen fehlen oder Summen nicht übereinstimmen.

Diese werden vor der Weiterleitung an die Buchhaltung manuell korrigiert.

Behalten Sie den Prozess im Blick
Notieren Sie, welche Rechnungen markiert werden und wie lange die Bearbeitung dauert.

Passen Sie Regeln, Scan-Qualität oder Systemtraining an, wenn sich Fehler wiederholen. Mit der Zeit benötigen immer weniger Rechnungen eine manuelle Prüfung.