Wie man Belege scannt: 4 einfache Methoden für kleine Unternehmen und die private Finanzverwaltung
Einleitung
Papierbelege häufen sich schneller, als man denkt. Und wenn das passiert, verblassen sie, reißen oder verschwinden genau dann, wenn man sie am dringendsten braucht. Fehlende Arbeitsdokumente oder persönliche Unterlagen sind ein echtes Rezept für Chaos.
Durch das Scannen bleiben deine Belege sicher und leicht auffindbar. Es ist ideal – egal ob zur Verwaltung von Geschäftskonten oder zur Nachverfolgung persönlicher Ausgaben.
Wir zeigen dir vier einfache Methoden, um diese kleinen Zettel in digitale Dateien zu verwandeln, die du speichern, durchsuchen und sichern kannst. Los geht’s.
1. Was sind die Vorteile der Digitalisierung von Belegen?
Digitale Belege sind leicht zu speichern und zu schützen. Sie können sie jederzeit schnell abrufen, wenn Sie sie benötigen.
Alles ist durchsuchbar: Datum, Händler, Kategorie – was auch immer Sie sich merken, das System findet es in Sekunden.
Berichterstattung und Steuern werden einfacher: Wenn Sie Ausgaben zusammenstellen müssen, ist bereits alles vorhanden. Sie verlieren keine Belege mehr – kein hektisches Sortieren mehr.
Digitale Kopien überstehen alles: Verblasste, zerrissene oder verlorene Originale sind kein Problem mehr. Der Nachweis bleibt erhalten.
Schnelle Einreichung für Erstattungen oder Rückgaben: Foto aufnehmen, hochladen – fertig. Warten ist nicht mehr nötig.
Klarer Kopf: Nicht nur Ihr Schreibtisch wird aufgeräumt sein. Auch Ihr Geist profitiert von der Ordnung – Sie fühlen sich besser organisiert und unter Kontrolle.
Abbildung 1 – Wie man Belege scannt
2. 4 einfache und schnelle Methoden zum Scannen von Belegen
Belege häufen sich schnell an, aber mit digitalen Kopien lassen sie sich viel leichter verwalten.
Wie Sie scannen, hängt von der Menge und den verfügbaren Geräten ab. Manche Methoden eignen sich für unterwegs und sind besonders schnell, andere verarbeiten größere Stapel mit hoher Präzision.
2.1 So scannen Sie Belege mit einer Belegscanner-App
Belegscanner-Apps verwandeln Ihr Smartphone in einen Mini-Scanner. Zum Beispiel können Apps wie Expensify, Shoeboxed oder Wave Datum, Händler und Gesamtsumme auslesen und die Belege anschließend speichern oder sortieren.
Schritt 1: Wählen und laden Sie eine App herunter
Laden Sie eine Belegscanner-App aus dem App Store oder von Google Play herunter. Nachdem Sie die verfügbaren Optionen geprüft haben, erstellen Sie ein Konto, um Ihre gescannten Belege zu speichern und zu verwalten.
Schritt 2: Konto erstellen
Öffnen Sie die App und registrieren Sie sich mit Ihren persönlichen Daten und Ihrer E-Mail-Adresse. Legen Sie ein sicheres Passwort fest, um Ihre Daten und Dokumente zu schützen.
Schritt 3: Belege erfassen
Verwenden Sie die Kamera Ihres Smartphones innerhalb der App, um Fotos Ihrer Belege aufzunehmen. Die meisten Apps erkennen automatisch die Belegränder, korrigieren Perspektiven und erkennen gedruckten oder handgeschriebenen Text, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt erfasst werden.
Schritt 4: Organisieren und kategorisieren
Nach dem Scannen können Sie jedem Beleg Schlagwörter oder Kategorien hinzufügen, um die Suche und Organisation zu erleichtern. Die Belege werden sicher in Ihrem Konto gespeichert und können jederzeit abgerufen oder exportiert werden.
Ideal für: Personen, die Belege unterwegs scannen müssen, häufig Reisende oder Geschäftsinhaber, die ihre Ausgaben auf Reisen verwalten.
Benötigte Zeit: Etwa 2 Minuten pro Beleg.
Apps sind ideal für kleine Mengen. Sobald alles gescannt ist, können Sie Ihre Belege durchsehen, ein paar Etiketten hinzufügen und das Chaos in Ordnung verwandeln – ein richtig gutes Gefühl.
Scanner-Apps verfügen in der Regel über OCR (Optical Character Recognition), eine Funktion, die Text und Zahlen auf Belegen automatisch erkennt. So werden Inhalte durchsuchbar und bearbeitbar – einige erweiterte Funktionen erfordern jedoch eine kostenpflichtige Version.
2.2 So scannen Sie Belege mit der Kamera Ihres Smartphones
Das Scannen mit dem Smartphone eignet sich am besten für wenige Belege oder schnelle digitale Kopien.
Schritt 1: Fotografieren Sie den Beleg
Legen Sie den Beleg so flach wie möglich auf eine einfarbige Oberfläche, um die beste Bildqualität zu erzielen, und machen Sie dann mit der Kamera Ihres Smartphones ein Foto davon.
Schritt 2: Bearbeiten Sie das Bild
Verwenden Sie den integrierten Foto-Editor Ihres Smartphones, um die Ränder zuzuschneiden und das Bild so anzupassen, dass der Inhalt des Belegs klar und gut lesbar ist.
Schritt 3: In OCR-Software hochladen
Speichern Sie den bearbeiteten Beleg in Ihrem Dateispeicher und laden Sie ihn anschließend auf die OCR-Software auf Ihrem Computer hoch, um die Belegdaten automatisch zu extrahieren.
Schritt 4: In Buchhaltungssoftware importieren
Speichern Sie die extrahierten Beleginformationen in einer Tabellenkalkulation und laden Sie sie in Ihre Buchhaltungssoftware hoch, um Ausgabenberichte zu erstellen.
Am besten geeignet für: Kleinunternehmer oder Freiberufler, die Belege kostenlos scannen möchten.
Benötigte Zeit: Etwa 3 Minuten oder mehr pro Beleg.
Wenn Sie Belege nur gelegentlich scannen müssen, können Sie mit der Kamera Ihres Smartphones problemlos abrechnungsfähige Rechnungen kostenlos erfassen.
Für eine effizientere Datenerfassung empfiehlt sich jedoch die Nutzung von OCR-Software (Optical Character Recognition).
2.3 So scannen Sie Belege mit einem Beleg-Scanservice
Beleg-Scanservices übernehmen das Scannen für Sie. Dienste wie Shoeboxed oder Receipt Bank ermöglichen es Ihnen, Belege per Post zu senden oder hochzuladen. Sie scannen die Dokumente, extrahieren die Informationen und organisieren die Daten automatisch.
Schritte:
1. Wählen Sie einen Service:
Wählen Sie online einen geeigneten Beleg-Scanservice aus.
2. Erstellen Sie ein Konto:
Registrieren Sie sich auf der Plattform und abonnieren Sie einen Plan, der zu Ihrem Scanbedarf passt.
3. Senden Sie Ihre Belege:
Legen Sie Ihre Papierbelege und Dokumente in einen vorfrankierten Umschlag (oder verwenden Sie Ihren eigenen) und schicken Sie sie ein. Das Serviceteam scannt, extrahiert die Daten und ordnet sie nach Kategorien wie Händler, Steuerart und Kaufdatum.
4. Überprüfen Sie die Ergebnisse:
Melden Sie sich in Ihrem Konto an, um digitale Bilder Ihrer Belege sowie organisierte Ausgabendateien anzusehen.
Am besten geeignet für: Wachsende Unternehmen, die das Belegscannen auslagern möchten.
Benötigte Zeit: In der Regel einige Tage, abhängig von der Anzahl der gesendeten Dokumente.
Wenn Sie eine große Menge an Belegen und Dokumenten digitalisieren möchten, aber keinen Scanner besitzen, ist die Nutzung eines Online-Beleg-Scanservices eine clevere Wahl.
Es ist eine effiziente Methode, um Papierstapel zu reduzieren und sich frühzeitig auf die Steuerzeit vorzubereiten.
2.4 So scannen Sie Belege mit einem Dokumentenscanner
Dokumentenscanner können große Mengen an Belegen und Dokumenten effizient und gleichmäßig verarbeiten.
Ein gutes Beispiel ist der CZUR Scanner Shine Ultra Pro, der mühelos detaillierte Belege und Dokumente in hoher Qualität digitalisieren kann.
Funktionen des CZUR Scanner Shine Ultra Pro
Abbildung 2 – CZUR Scanner Shine Ultra Pro
Verwendung:
Schritt 1: Gerät installieren und verbinden
Verbinden Sie den Shine Ultra über das USB-Kabel mit Ihrem Computer.
Installieren und starten Sie die offizielle CZUR Scanner Software.
Das Modell sowie den Download finden Sie unter: https://www.czur.com/support/shineultra
Schritt 2: Rechnung platzieren
Legen Sie die Rechnung flach auf die schwarze Scanning-Matte (der schwarze Hintergrund erleichtert die Kantenerkennung).
Richten Sie das Dokument so aus, dass keine Falten oder verdeckten Bereiche vorhanden sind.
Schritt 3: Scanmodus auswählen
Wählen Sie in der Softwareoberfläche den Einzelseiten-Scanmodus.
Wenn Sie mehrere Rechnungen scannen möchten, aktivieren Sie den Fortlaufenden Scanmodus für höhere Effizienz.
Schritt 4: Scannen und Optimieren
Klicken Sie auf die Scan-Schaltfläche; die Software erkennt automatisch die Ränder der Rechnung.
Wenn das Bild schief ist, verwenden Sie die Funktionen Automatisches Zuschneiden und Korrektur.
Bei mehrseitigen Rechnungen (z. B. Spesenabrechnungen) scannen Sie die Seiten nacheinander.
Schritt 5: OCR-Texterkennung (optional)
Aktivieren Sie die OCR-Funktion, um Rechnungsdaten (wie Beträge, Daten oder Rechnungsnummern) zu erkennen und in bearbeitbaren Text umzuwandeln.
Exportieren Sie die Daten in Word, Excel oder PDF für Buchhaltungs- oder Erstattungszwecke.
Schritt 6: Speichern und Exportieren
Nach dem Scannen klicken Sie auf Speichern und wählen ein Exportformat:
-
PDF – ideal zur Archivierung
-
JPEG – zum Speichern einzelner Bilder
-
Excel – für Buchhaltung oder Ausgabenberichte
Diese Methode eignet sich besonders für häufige Scans oder wenn gleichbleibende Qualität wichtig ist.
Überprüfen Sie Ihre Scans anschließend kurz – falls ein Bild unscharf ist, scannen Sie es sofort erneut.
3 Tipps zur Organisation Ihrer Quittungen
Quittungen aufzubewahren ist einfach – sie wiederzufinden kann ewig dauern, wenn etwas schiefgeht. Mit ein wenig Planung wird das Suchen nach dem, was Sie brauchen, schnell und stressfrei.
1. Verwenden Sie PDFs für Quittungen
OCR-Software macht PDFs durchsuchbar. Wenn Sie direkt als PDF scannen, vermeiden Sie das Durcheinander verschiedener Dateiformate. Legen Sie PDF als Standard fest – so bleiben Ihre Dateien einheitlich und ordentlich.
2. Erstellen Sie Backups Ihrer Quittungen
Unfälle passieren: Computer stürzen ab, Dateien verschwinden oder man löscht sie versehentlich. Eine Sicherung in der Cloud oder auf einem externen Laufwerk kann im Ernstfall alles retten. Automatisieren Sie regelmäßige Backups – dann müssen Sie sich keine Sorgen machen.
3. Kategorisieren Sie Ihre Quittungsdateien richtig
Ordner erleichtern das Leben. Erstellen Sie einige Hauptordner (z. B. Reisen, Büromaterial, Versorgungsleistungen, Büro) und halten Sie sich konsequent daran. Benennen Sie jede Datei mit Datum, Geschäft und Gesamtbetrag – so finden Sie in Sekundenschnelle, was Sie brauchen.
4. Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Kann ich Quittungen ohne Scanner scannen?
Natürlich. Ihre Smartphone-Kamera reicht völlig aus – Foto machen, zuschneiden, speichern, fertig.
Sollte ich gescannte Quittungen sichern?
Ja. Dateien können verloren gehen, Telefone können kaputtgehen. Speichern Sie Kopien in der Cloud oder auf einem anderen System – nur zur Sicherheit.
Ist Stapelscannen möglich?
Ja. Viele Apps und Scanner können mehrere Fotos zu einer Datei zusammenfassen – ideal, wenn sich die Belege auf Ihrem Schreibtisch stapeln.
Wie kann ich nach gescannten Quittungen suchen?
Mit OCR-Software können Sie PDFs nach Geschäftsnamen, Datum oder Betrag durchsuchen – genau wie ein Textdokument.
Brauche ich spezielle Geräte?
Das hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Smartphones reichen für die meisten Belege aus, Scanner sind jedoch besser für größere Mengen oder hochwertige Scans.