Wie unterstützt die HR-Dokumentenverwaltung interne Arbeitsabläufe?

Einleitung

HR-Dokumentensysteme laufen in der Regel im Hintergrund. Die meisten Menschen denken nicht viel über sie nach, doch viele alltägliche Arbeitsabläufe hängen von ihnen ab.

Wenn ein Datensatz fehlt oder nicht aktuell ist, zeigen sich die Auswirkungen meist an anderer Stelle. Die Finanzabteilung benötigt möglicherweise Details für die Gehaltsabrechnung. Die Rechtsabteilung benötigt möglicherweise Mitarbeiterunterlagen. Und die Geschäftsleitung arbeitet möglicherweise mit Informationslücken.

Diese Teams arbeiten nicht innerhalb der HR-Systeme, aber sie sind dennoch darauf angewiesen, was aus diesen Systemen herauskommt.

Von außen betrachtet ist dieser Teil des Unternehmens weitgehend unsichtbar, obwohl er einen Großteil der internen Arbeit unterstützt.

1. Ist Dokumentenscanning für ein Personalunternehmen notwendig?

Normalerweise fühlt es sich zu Beginn nicht notwendig an. Eine Weile lang läuft alles mit Papierkram. Doch irgendwann fängt es an, die Abläufe zu verlangsamen.

Die Personalabteilung lebt von Dokumenten. Verträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungsunterlagen, Mitarbeiterakten. Mit der Zeit wird es immer schwieriger, den wachsenden Papierberg zu bewältigen.

Der Punkt, an dem es wirklich wichtig wird, ist die Compliance. Bei Prüfungen und rechtlichen Überprüfungen werden bestimmte Unterlagen oft kurzfristig benötigt. Bei Papierakten kann es zeitaufwendig sein, die richtige Datei zu finden.

Eine HR-Dokumentenverwaltung mit gescannten Dateien macht das Ganze einfacher.

Hinzu kommt der tägliche Zeitverlust. HR-Mitarbeiter verbringen viel Zeit damit, Unterlagen zu suchen oder Akten zu prüfen. Das passiert häufig. Scanning reduziert diesen Aufwand.

Auch alle Arbeitsabläufe, an denen mehr als eine Person beteiligt ist, werden dadurch langsamer. Einstellungen, Onboarding, Genehmigungen – Papierunterlagen wandern von einer Person zur nächsten, was Verzögerungen verursacht. Bei digitalen Dateien gibt es dieses Problem nicht. Ganz zu schweigen davon, dass Papierakten auch verloren gehen oder verwechselt werden können.

Zwar existieren Kopien an verschiedenen Stellen, doch eine klare Nachverfolgbarkeit fehlt. Ein digitales System sorgt für mehr Konsistenz.

Also ja, das Scannen von Dokumenten wird notwendig, sobald Papier zu Verzögerungen, fehlenden Unterlagen oder Mehraufwand führt. Ab diesem Zeitpunkt ist eine HR-Dokumentenverwaltung schlicht der praktikable Weg, damit umzugehen.

Abbildung 1 – HR-Dokumentenverwaltung

Vorteile des Dokumentenscannings in der Personalabteilung

Das Scannen von Dokumenten beseitigt im Wesentlichen die üblichen Probleme mit Papier. Die eigentliche Arbeit ändert sich dadurch nicht, aber der Umgang mit Unterlagen wird einfacher. Man muss keinen Ordner mehr hinterherjagen oder versuchen, den Überblick zu behalten, wo etwas gelandet ist.

• Mitarbeiterakten lassen sich sofort abrufen, anstatt mühsam gesucht werden zu müssen

• Unterlagen bleiben an einem zentralen Ort, statt überall verstreut zu sein

• Die Bewältigung von Prüfungen wird einfacher, da die Unterlagen bereits vorliegen

• Weniger Zeitaufwand für Abheften und Sortieren

• Kein Ausdrucken und kein Weiterleiten von Unterlagen zwischen Personen mehr nötig

• Weniger doppelte oder veraltete Kopien, die im Umlauf sind

• Man weiß jederzeit, welche Unterlagen vorhanden sind und wo sie sich befinden

• Alle bearbeiten die Unterlagen nach einheitlichen Standards

• Der Zugriff kann eingeschränkt werden, statt dass Unterlagen offen herumliegen

Insgesamt wird die HR-Dokumentenverwaltung dadurch einfach handlicher. Weniger Hin und Her, weniger fehlende Unterlagen und weniger Zeitverschwendung mit banalen Dingen.

2. Wie man ein Dokumentenmanagementsystem in der Personalabteilung einführt

Dies beginnt, wenn die Personalabteilung keine Lust mehr hat, sich mit Papierakten herumzuärgern, die über Ordner, Schränke und gemeinsame Laufwerke verstreut sind. Das Ziel ist einfach, alles in einem einzigen System zu halten, das sich im täglichen Umgang leichter handhaben lässt.

Abbildung 2 – Dokumentenmanagementsystem in der Personalabteilung

1) Digitalisierung der Mitarbeiterakten
Die vorhandenen Papierakten nehmen und sie im aktuellen Zustand scannen. Jede Datei dem richtigen Mitarbeiterdatensatz zuordnen. Beim Durchgehen eine grundlegende Bereinigung vornehmen, wie das Ergänzen fehlender Seiten oder das Entfernen von Duplikaten, damit der digitale Bestand später nutzbar ist.

2) Effizientere Zeitnutzung
Die physische Suche durch einfaches Nachschlagen ersetzen. Anstatt Ordner durchzugehen oder jemanden zu bitten, Unterlagen herauszusuchen, kann die Personalabteilung einfach suchen und öffnen, was benötigt wird. Das reduziert die kleinen, wiederkehrenden Verzögerungen, die bei der normalen Arbeit auftreten.

3) Bessere Kontrolle über den Dokumentenfluss
Verhindern, dass Unterlagen in physischer Form weitergereicht werden. Stattdessen den Zugriff über das System gewähren. So vermeidet man Situationen, in denen verschiedene Versionen existieren oder niemand sicher weiß, welche Kopie die aktuelle ist.

4) Sicherheit und Zugriffsrechte
Den Zugriff basierend auf der Rolle einschränken. Nicht jede Datei sollte für jeden offen sein. Manche Personen haben nur Leserechte, andere können bearbeiten. Es hilft auch, bei Bedarf nachvollziehen zu können, wer auf eine Datei zugegriffen hat.

5) Aktuelle und vollständige Daten
Mit einer Version jeder Datei arbeiten. Wenn sich etwas ändert, wird es im System aktualisiert, anstatt neue Kopien zu erstellen. Das hilft, Verwirrung zwischen alten und neuen Informationen zu vermeiden.

6) Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien
Einfache Regeln festlegen, wie lange Dateien im System bleiben. Alte Datensätze können basierend auf diesen Regeln aufbewahrt oder entfernt werden, anstatt manuell bearbeitet zu werden oder sich mit der Zeit anzuhäufen.

3. Wie die HR-Dokumentenverwaltung den Bewerbungsprozess verbessern kann

Die Personalbeschaffung lässt sich einfacher steuern, wenn die HR-Dokumentenverwaltung Kandidatenunterlagen in einem einzigen System verwaltet.

Dieselbe Struktur kann die Bewerbungssichtung, die Nachverfolgung von Vorstellungsgesprächen, den Dokumentenaustausch und die Angebotsbearbeitung unterstützen, ohne dass Unterlagen auf verschiedene Kanäle verteilt werden müssen.

Diese gemeinsame Struktur hilft den Beteiligten, schneller zu arbeiten. Personalverantwortliche müssen nicht auf weitergeleitete Anhänge oder aktualisierte Kopien warten, bevor sie eine Entscheidung treffen können.

Auch die Kandidatenunterlagen bleiben besser organisiert. Lebensläufe, Notizen und unterstützende Dokumente lassen sich leichter durchsuchen und nachverfolgen – insbesondere wenn mehrere Stellen gleichzeitig ausgeschrieben sind.

Ein kontrolliertes System reduziert zudem Dateiverluste und doppelte Bearbeitung. Nur die richtigen Personen erhalten Zugriff, sodass der Prozess übersichtlicher bleibt und mit Kandidateninformationen sorgfältiger umgegangen wird.

4. Die richtige HR-Dokumentenmanagement-Lösung für Ihr Unternehmen auswählen

Bei der Auswahl einer HR-Dokumentenmanagement-Lösung sollte diese auf die bestehenden Arbeitsabläufe abgestimmt sein und gleichzeitig Stabilität, Sicherheit, einfache Bereitstellung und Skalierbarkeit bieten. Die Zuverlässigkeit des Anbieters ist entscheidend, daher sollten Unternehmen auf Reputation, Flexibilität, Datenschutz, Compliance-Unterstützung, reibungslose Implementierung, Kosteneffizienz und nahtlose Integration in bestehende Systeme achten.

Gleichzeitig ist die Auswahl der richtigen Werkzeuge von großer Bedeutung. Ein professioneller Dokumentenscanner kann die OCR-Genauigkeit verbessern, während Plattformen wie Microsoft SharePoint oder DocuWare eine zentrale Speicherung und Workflow-Verwaltung ermöglichen. Die Integration mit HR-Systemen wie Workday oder SAP SuccessFactors optimiert zudem die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und -prozessen und schafft so ein effizientes und skalierbares digitales Dokumentenmanagementsystem.