10 häufig gestellte Fragen zu Dokumentenscannern

Einleitung

Die Zeiten, in denen man sich durch Stapel von Papier kämpfen musste, sind vorbei. In der heutigen digitalen Arbeitswelt zählt vor allem Effizienz. Ein Dokumentenscanner ist ein zentrales Werkzeug, das sowohl Einzelpersonen als auch Unternehmen dabei unterstützt, vom Papierchaos zu einem übersichtlichen digitalen Workflow zu wechseln – ganz gleich, ob du als Freelancer ein papierloses Setup anstrebst oder in einem Team arbeitest, das seine Dokumentenverwaltung optimieren möchte.

In diesem FAQ-Leitfaden haben wir die 10 häufigsten Fragen zusammengestellt, die Fachleute zu Dokumentenscannern stellen. Wir geben klare und praktische Antworten, damit du besser verstehst, wie dieses wichtige Tool deine Produktivität, Organisation und Arbeitsweise verbessern kann.

1. Was ist ein Dokumentenscanner?

Ein Dokumentenscanner ist ein Gerät, das physische Inhalte wie Papierdokumente, Fotos oder Bücher digitalisiert. Er wandelt gedruckten Text und Bilder in elektronische Dateien um (z. B. PDF, JPEG oder Word-Formate), sodass sie einfacher gespeichert, bearbeitet, durchsucht und geteilt werden können.

Hier ist ein kurzer Überblick über die gängigsten Arten von Dokumentenscannern:

• Flachbettscanner

• Einzugsscanner

• Tragbare Scanner

• Desktop-Scanner

• Overhead-Scanner

• Trommelscanner

Möchten Sie mehr über die einzelnen Scannerarten erfahren? Dann werfen Sie einen Blick in unseren ausführlichen Leitfaden zu Scannertypen.

2. Kann ich mein Smartphone als Dokumentenscanner verwenden?

Absolut – du kannst dein Handy als Scanner nutzen, ganz ohne spezielles Equipment. Für die meisten alltäglichen Aufgaben im Business, wie das Scannen von Quittungen, Notizen, unterschriebenen Vereinbarungen oder einzelnen Dokumentseiten, liefert dein Smartphone völlig ausreichende Ergebnisse. Klar, es kommt nicht ganz an einen hochwertigen Büro-Scanner heran, was perfekte Auflösung angeht, aber mal ehrlich: In den meisten Fällen braucht man das gar nicht.

So gehst du schnell vor:

Lege das Dokument flach hin.

Öffne eine Scan-App – Microsoft Office Lens ist eine gute Wahl, aber viele andere funktionieren ebenfalls.

Richte das Dokument im Kamerabild aus und mach ein Foto.

Wenn du alle Seiten aufgenommen hast, tippe auf „Fertig“ und wähle das gewünschte Dateiformat.

Speichere die Datei auf deinem Gerät oder lade sie in den Cloud-Speicher deines Unternehmens hoch.

Zum Schluss kannst du die Datei über die Teilen-Funktion per E-Mail, Slack oder anderen Tools versenden.

Möchtest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Profi-Tipps? Dann schau dir unseren vollständigen Leitfaden zum effizienten Scannen von Dokumenten an.

3. Wie benutzt man einen Dokumentenscanner?

Scannen ist keine Wissenschaft, aber ein paar einfache Schritte sorgen dafür, dass deine Dateien scharf und professionell aussehen.

Schritt 1: Scanner anschließen
Stelle sicher, dass er eingeschaltet und mit deinem Computer oder WLAN verbunden ist. Eine stabile Verbindung verhindert Abstürze während des Scans.

Schritt 2: Scansoftware öffnen
Starte die App, die mit dem Gerät geliefert wurde, oder die Scansoftware, die in deinem Büro verwendet wird.

Schritt 3: Dokument einlegen
Lege das Papier mit der bedruckten Seite nach unten auf die Glasfläche und richte es ordentlich aus. Für mehrseitige Dokumente kannst du den Einzug verwenden – aber überlade ihn nicht.

Schritt 4: Scannen & Einstellungen anpassen
Klicke auf „Scan“. Wähle Farbe oder Schwarzweiß, passe die Auflösung an und wähle das richtige Format – PDF für Text, JPEG für Bilder.

Schritt 5: Prüfen & Speichern
Kontrolliere in der Vorschau, ob alles gut lesbar ist. Speichere die Datei anschließend in einem klar benannten Ordner, den du später auch wiederfindest.

Abbildung 2 – Scannen

4. Ist ein Drucker ein Dokumentenscanner?

Ein herkömmlicher Drucker kann nicht als Dokumentenscanner funktionieren. Seine Hauptaufgabe besteht darin, digitale Inhalte auf Papier zu drucken – nicht darin, Papierdokumente in digitale Formate umzuwandeln. Genau dafür sind Scanner da: Sie verwandeln physische Unterlagen in digitale Dateien.
Heutzutage gibt es jedoch viele Multifunktionsdrucker – zum Beispiel von HP, Canon, Brother, Epson oder Xerox – die Drucken, Scannen, Kopieren und sogar Faxen in einem Gerät kombinieren.

5. Ist eine Dokumentenscanner-App sicher?

Im Allgemeinen sind Dokumentenscanner-Apps sicher, vorausgesetzt, du wählst sie aus vertrauenswürdigen Quellen. Viele Apps bieten integrierte Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Passwortschutz und sichere Cloud-Synchronisierung mit Diensten wie Google Drive oder OneDrive, sodass deine digitalen Dateien gut geschützt bleiben. Große Anbieter wie Microsoft und Adobe haben zudem einen starken Ruf in Bezug auf Datensicherheit.

6. Ist es besser, Dokumente mit dem Handy oder einem Scanner zu scannen?

Bei professionellen Anwendungen hängt es wirklich davon ab, was dir wichtiger ist: Geschwindigkeit und Flexibilität oder höchste Bildqualität.

Das Scannen mit dem Smartphone ist eindeutig am schnellsten. Jeder hat sein Gerät griffbereit, und für einfache Aufgaben unterwegs ist es super praktisch. Allerdings kann die Qualität leiden – vor allem bei schlechtem Licht oder geknickten Dokumenten.

Für ernsthafte Büroarbeit spielt ein dedizierter Scanner jedoch in einer ganz anderen Liga. Die Klarheit und Auflösung sind deutlich besser als bei Handy-Scans. Außerdem bieten Scanner erweiterte Funktionen wie OCR zur Durchsuchbarkeit von Texten, Stapelverarbeitung bei großen Dokumentenmengen und sogar Kurvenkorrektur bei gebundenen Vorlagen.

7. Wie wählt man einen Dokumentenscanner aus?

Den richtigen Scanner zu wählen, ist strategischer, als es aussieht – er sollte zu deinem Workflow passen, nicht nur zu deinem Budget.

Scanvolumen
Wenn du nur gelegentlich scanst, reicht ein Flachbett- oder tragbares Modell aus. Für hohe Arbeitslasten (z. B. in Finanz- oder HR-Abteilungen) empfiehlt sich ein Hochleistungseinzugscanner mit automatischem Dokumenteneinzug – hier zählt Geschwindigkeit.

Auflösung
Mindestens 300 DPI für Standarddokumente, 600 DPI oder mehr für Bilder oder detaillierte Grafiken.

Portabilität
Wenn dein Team häufig unterwegs ist, sind leichte oder tragbare Scanner ideal. Größere Geräte sollten im Hauptbüro bleiben, um große Mengen zu verarbeiten.

Funktionen & OCR
OCR ist unverzichtbar, wenn Dateien durchsuchbar sein sollen. Praktische Extras wie automatisches Zuschneiden oder Kurvenentzerrung machen das Scannen schneller und sauberer.

Budget & Marke
Setze nicht auf unzuverlässige Marken – Support und Haltbarkeit sind wichtig. Bewährte Anbieter wie CZUR, Canon, Epson und Fujitsu sind sichere Optionen.

8. Wie scanne ich ein Dokument und lade es auf meinen Computer hoch?

Das Scannen und Hochladen eines Dokuments auf deinen Computer ist einfach, variiert jedoch leicht zwischen Windows und Mac.

Stelle zunächst sicher, dass dein Scanner oder Multifunktionsdrucker eingeschaltet und korrekt verbunden ist – kabelgebunden oder kabellos, Hauptsache, er kommuniziert mit deinem Computer.

Starte deine Scan-Software.
Unter Windows kannst du die Standard-Scan-App öffnen oder sie bei Bedarf aus dem Microsoft Store installieren.
Mac-Nutzer gehen zu Apple-Menü → Systemeinstellungen → Drucker & Scanner und wählen dort ihr Gerät aus.

Abbildung 3 – Scannen und auf den Computer hochladen

Lege das Dokument mit der Vorderseite nach unten auf die Scannerfläche oder nutze den Dokumenteneinzug bei mehrseitigen Dateien.

Überprüfe und passe die Scan-Einstellungen an: wähle das passende Dateiformat, stelle die gewünschte Auflösung ein und bestimme den Speicherordner.

Klicke auf „Scannen“.
Kontrolliere die Vorschau, um sicherzustellen, dass alles gut lesbar und korrekt ausgerichtet ist.

Zufrieden mit dem Ergebnis? Dann speichere die Datei am gewünschten Ort – und fertig. Dokument gescannt, Workflow läuft weiter.

9. Wie scannt man alte Dokumente am besten?

Ich empfehle Apps wie Adobe Scan oder Microsoft Lens. Damit kannst du deine Scans direkt als PDF speichern statt als einzelne Bilder. PDFs lassen sich benennen, kommentieren und benötigen weniger Speicherplatz, was die Organisation und Archivierung erleichtert.

Wenn du jedoch höhere Präzision und Bildqualität brauchst, solltest du einen professionellen Dokumentenscanner wie den CZUR ET Max verwenden. Er unterstützt A3-Scanning, automatische Kurvenentzerrung und OCR-Texterkennung, sodass du alte oder empfindliche Dokumente in hervorragender Qualität digitalisieren kannst – ideal für historische Materialien, Akten oder wertvolle Bücher.

10. Welche Auflösung ist am besten zum Scannen von Dokumenten?

Die ideale Auflösung hängt vom Verwendungszweck ab. Allgemeine Empfehlungen:

• 300 DPI: Alltagsdokumente, Rechnungen, Verträge
• 400–600 DPI: Dokumente mit kleiner Schrift oder komplexen Diagrammen
• Mindestens 600 DPI oder höher: Bilder, Fotos oder Materialien mit Farbdetails
• 1200 DPI: Wichtige Archive oder Dokumente, die später vergrößert oder gedruckt werden sollen